Office Assistant

Wil je elke dag genieten van de leuke dynamiek tussen ontwerpers en makers? Wil je de meest ambitieuze projecten tot stand zien komen en een belangrijke schakel zijn in dit proces? Kom dan werken bij Aktual Om ons team te versterken, zijn we op zoek naar een enthousiaste office assistant.

Hoe ziet jouw dag eruit?

Jij bent een belangrijke schakel tussen planning, sales, design en operations. Je zorgt ervoor dat de praktische en administratieve voorbereiding van onze projecten vlot verloopt. Dankzij jouw organisatietalent kunnen je collega’s zich focussen op wat zij het beste doen.

Je takenpakket is gevarieerd en bestaat uit verschillende luiken:

• Je verzamelt, leest en vat de beursvoorschriften samen, zodat onze collega’s precies weten waarmee ze rekening moeten houden en welke deadlines ze moeten respecteren.
• Je regelt de praktische organisatie van onze projecten: je boekt tijdsloten voor op- en afbouw, reserveert heftrucks, vluchten en hotels en zorgt voor de nodige toegangstickets, …
• Je ondersteunt onze planner bij de dagelijkse administratie en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
• Je bereidt verkoopsdossiers voor op basis van de beschikbare projectgegevens.
• Je zorgt ervoor dat informatie correct, volledig en overzichtelijk beschikbaar is.
• Telefonisch onthaal in het Nederlands, Frans en Engels.
• Aankoop en facility:
  • Aankopen kantoormateriaal en catering, prijzen updaten, …
  • Plannen en administratief in orde maken van het onderhoud, keuringen en herstellingen van rollend materieel, gebruiksmateriaal,…

Kortom: jij houdt de administratie scherp, denkt mee met je collega’s en zorgt ervoor dat niets tussen de mazen van het net glipt.

Wie ben je en wat kan je?

We zoeken vooral iemand die graag de handen uit de mouwen steekt, structuur brengt en energie haalt uit het ondersteunen van anderen.

• Je hebt een bachelor Office Management op zak, of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minstens twee jaar relevante werkervaring.
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd. De puntjes op de i zetten? Daar haal jij voldoening uit.
• Je hebt een goede kennis van het MS Office-pakket, met een bijzondere interesse of sterke basis in Excel.
• Je bent communicatief, positief ingesteld en werkt graag samen met collega’s.
• Je houdt van administratieve taken en neemt die met plezier en verantwoordelijkheidszin op.
• Je kunt goed omgaan met deadlines en weet ook bij verschillende lopende projecten het overzicht te bewaren.

Herken je jezelf hierin? Dan maken we graag kennis met jou

Waar kan je op rekenen?

• Een uitdagende functie bij een sterk innovatief groeiend bedrijf die mag werken voor een brede waaier aan klanten.
• Een leuke werksfeer en collega’s die hun job met veel enthousiasme uitvoeren.
• Een moderne en inspirerende werkomgeving.
• Projecten waar je met terechte trots je steentje kan aan bijdragen.
• Verdere opleidingen en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
• Een luisterend oor voor nieuwe ideeën en technieken.
• Een aantrekkelijk salaris aangevuld met extralegale voordelen.
• Maar liefst 32 vakantiedagen (20 wettelijke + 12 ADV dagen) om heerlijk te ontspannen.
• En natuurlijk: gezellige events georganiseerd door ons eigen feestcomité – van teambuildings tot zomerse borrels