Office Manager Bruxelles

Le bureau dispose d’une expertise et de références en établissements de soins (de santé), centres sportifs et culturels, écoles, bureaux, projets commerciaux, résidentiels, mixtes et, projets d’urbanisme, partout en Belgique et ailleurs.

Pour renforcer notre équipe, nous recherchons :

En tant qu’Office Manager, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de notre bureau d’architecture bruxellois. Vous êtes un point de contact accessible pour les collègues et les visiteurs et apportez un soutien administratif, organisationnel et pratique aux responsables de l’atelier de Bruxelles.

La fonction combine accueil, office support et soutien administratif. Garder une vue d’ensemble, intervenir là où cela est nécessaire et rechercher des solutions de manière calme et pragmatique en sont des éléments essentiels.

Un intérêt pour l’architecture et nos projets est important. Au fil de la fonction, vous découvrirez également le déroulement d’un projet d’architecture ainsi que ses différentes étapes et moments clés.

Votre rôle

Accueil et office management

• Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs et clients, avec accompagnement vers les salles de réunion si nécessaire.
• Gestion de l’accueil téléphonique et back-up pour la téléphonie de nos bureaux de Gand et de Roulers.
• Réception et distribution du courrier.
• Gestion du matériel de bureau, de l’économat et des fournitures, y compris les commandes, l’entretien et les consommables des imprimantes.
• Suivi pratique de la cuisine et de l’environnement de travail.
• Point de contact pour le nettoyage et l’entretien des espaces extérieurs.
• Suivi des aspects liés aux installations, tels que l’alarme, l’éclairage et les petits problèmes pratiques, ainsi que coordination des solutions nécessaires.
• Contribution au maintien d’un environnement de travail soigné, ordonné et agréable.
• Soutien aux responsables de l’atelier bruxellois dans différentes tâches administratives et organisationnelles.
• Mise à jour administrative du planning de l’atelier.
• Gestion, structuration et classement des documents.
• Rédaction de comptes rendus de réunions et suivi des actions administratives.
• Soutien à l’organisation et à la planification de l’atelier.
• Prise en charge de tâches variées ainsi que de tâches plus opérationnelles ou répétitives lorsque cela est nécessaire.

Soutien à l’atelier et à l’équipe

• Contribution à une bonne circulation de l’information au sein de l’atelier.
• Participation à une bonne collaboration et à une atmosphère positive au sein de l’équipe.
• Organisation de moments informels et d’initiatives pratiques, tels que des afterworks et des team buildings.
• Accompagnement des nouveaux collègues dans leur intégration au sein du bureau bruxellois.

Votre profil

• Diplôme de bachelier ou expérience équivalente.
• 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire.
• Bonne maîtrise orale et écrite du néerlandais et du français. Les deux langues sont importantes pour cette fonction. L’anglais constitue un réel atout.
• Une expérience administrative en matière de planning, de soutien de projets et de rédaction de comptes rendus constitue une réelle plus-value.
• Une expérience ou une affinité avec l’architecture, l’aménagement intérieur ou le secteur de la construction est un atout important pour comprendre rapidement nos projets et nos processus de travail.
• Esprit d’équipe, tout en étant capable de travailler de manière autonome.
• Bonne maîtrise de la suite Office. La connaissance de Pure, AFAS et SharePoint constitue un atout.

Notre offre

• Possibilité d’une occupation à temps partiel.
• Une équipe multidisciplinaire au sein d’un environnement de travail inspirant, réalisant des projets innovants.
• La dynamique et la créativité d’un atelier à taille humaine, intégrées à la structure d’un grand bureau.
• Des possibilités de développement personnel et professionnel, incluant un budget de formation annuel.
• Un contrat à durée indéterminée avec un package salarial attractif et des avantages extralégaux (notamment 20 + 12 jours de congé, assurance groupe, assurance hospitalisation, chèques-repas, indemnité nette de frais).
• Votre lieu de travail principal se situe à Bruxelles, avec une flexibilité pour des déplacements occasionnels vers nos autres bureaux.
• Des bureaux facilement accessibles et des solutions de mobilité durable telles que des voitures partagées et des vélos pliants.
• Des horaires flexibles et des possibilités de télétravail favorisant un bon équilibre vie professionnelle – vie privée.
• Une ambiance collégiale avec des team buildings régul