Administratief medewerker Stedelijke Academie voor Podiumkunsten | Roeselare

Wat houdt deze job in?

Als administratief medewerker Deeltijds Kunstonderwijs (DKO) sta je in voor de opvolging en coördinatie van de evaluaties binnen STAP. Je zorgt ervoor dat het evaluatieproces vlot en correct verloopt, van de planning en communicatie tot de catering en administratieve verwerking en opvolging. Je werkt hiervoor nauw samen met de directie, de coördinatoren en de leerkrachten.

De functie kent een duidelijke piekperiode van na de paasvakantie tot het einde van het schooljaar. Naast de intensieve opvolging van de evaluaties vraagt ook de organisatie van Point Final, het jaarlijkse afstudeerfestival van de drie domeinen, in deze periode extra administratieve ondersteuning.

Je weet prioriteiten te stellen, behoudt het overzicht en zorgt ervoor dat de verschillende opdrachten tijdig en correct worden uitgevoerd. Concreet sta je in voor volgende taken:

Voorbereidend:

• Opmaken en onder leerkrachten verdelen van de evaluatiebrochure.
• Verwerken van examendata en -gegevens.
• Opbellen van evaluatiejury en schriftelijk bevestigen van respectievelijke afspraken.
• Verwerken van evaluatieprogramma’s en jaarwerkpunten.
• Opmaken van evaluatiemappen.
• Verzorgen van catering: contacteren leveranciers, plaatsen en opvolgen bestellingen.

Afwerking:

• Verwerken van de resultaten van de evaluaties.
• Opmaak van examenprocessen-verbaal, attesten en getuigschriften.
• Bijhouden/opvolgen van de leerlingen permanente evaluatie: opmaken en verdelen onder leerkrachten van de fiche.
• Voor de eindevaluaties vierde graad: opvolgen en verdelen onder leerkrachten van evaluatiefiches.
• Afdrukken, verdelen en opvolgen of archiveren van evaluatiefiches.

Point Final:

• Bedienen juryleden tijdens Point Final
• Logistiek ondersteunen en praktisch organiseren Point Final.
• Organiseren recepties afstuderenden tijdens Point Final

Daarnaast zorg je ook mee voor een professionele, efficiënte en klantvriendelijke administratie. Je bent daarbij het gezicht voor ouders, leerlingen en leerkrachten en staat onder andere in voor:

• Een warm, correct en klantgericht onthaal (zowel telefonisch als aan de onthaalbalie) van nieuwe cursisten, reguliere cursisten, ouders, leraars, externe bezoekers, leveranciers, juryleden, enz. Je verstrekt daarbij goede informatie over de werking (uurroosters, studierichtingen, activiteiten, evaluaties, enz).
• Een vlotte en correcte afhandeling van allerhande administratieve en ondersteunende taken om de efficiënte werking van de academie te garanderen, waarvan onderstaande opdrachten deel kunnen uitmaken:
• Toezicht houden op leerlingen en gebouw.
• Verwittigen van leerlingen bij ziekte leerkrachten.
• Opvolgen en afhandelen van e-mail gericht aan het onthaal.
• Beschikbaar houden en/of onder de leerkrachten verdelen van allerhande formulieren (bv. in verband met evaluaties, opleidingen …).
• Uitvoeren van allerhande kopieerwerk.
• Verwerken lesverplaatsing leerkrachten: opmaken documenten; aanpassen, bijhouden en opvolgen agenda.
• Opvolgen en/of bijhouden van de klasregeling (bv. toewijzen nieuwe lokalen), verlofaanvragen leerkrachten, activiteitenkalender ….
• Helpen met inschrijvingen van leerlingen (bv. invoeren kortingsattesten, controle terugbetalingen, verwerking vrijetijdspassen, …).
• Administratief ondersteunen van de leerlingenadministratie (bv. voorbereiden en controleren leerlingenbestand i.f.v. leerlingenzending, verificatie of inspectie, bijhouden administratief leerlingendossier …).
• De uitvoering van allerhande logistieke taken om de goede werking van de academie te verzekeren, waarvan onderstaande opdrachten deel kunnen uitmaken:
• Logistiek ondersteunen van en meehelpen met de praktische organisatie van allerhande evenementen (bv. opendeurdag, concerten …): versturen uitnodigingen, reserveren lokalen en apparatuur, catering, planning opmaken ….
• Logistiek ondersteunen van de algemene werking van de academie: klaarzetten vergaderzalen, catering, verhuizen van instrumenten of ander materiaal ….

Als medewerker van de stad en de stedelijke academie voor podiumkunsten staan onze burgers en bedrijven centraal. Je bent geëngageerd, nauwkeurig, je werk is betrouwbaar en je wil samen met je collega's elke dag beter doen dan de dag ervoor.

• Onzewaarden sluiten sterk aan bij wat jij belangrijk vindt.
• Je werkt nauwkeurig en houdt hierbij rekening met de procedurele wetgeving. Het werk dat je aflevert is betrouwbaar.
• Je werkt graag in teamverband en maakt onderling goede afspraken. Tegelijk kan je ook zelfstandig je taken plannen en uitvoeren.
• Je bent positief ingesteld en neemt verantwoordelijkheid op met het oog op een positieve samenwe