Assistant·e administratif·ve pour le centre d'expertise sur les aménagements raisonnables

Vous aimez contribuer au bon fonctionnement d’une équipe en gérant les tâches administratives avec rigueur et professionnalisme ? Vous appréciez les contacts variés, savez gérer plusieurs priorités et faire preuve de discrétion ? Rejoignez le centre d’expertise en matière de handicap au travail du SPF BOSA et mettez vos compétences au service d’une mission à forte valeur humaine et sociétale.

Au sein du centre d’expertise, vous soutenez les psychologues, les experts paramédicaux et votre responsable d’équipe dans leurs activités administratives quotidiennes. Vous assurez le suivi administratif des demandes d’aménagements raisonnables introduites par des membres du personnel ou par leurs employeurs, et veillez à leur traitement efficace dans le respect des procédures et de la confidentialité.

Dans ce contexte, vous travaillez en étroite collaboration avec :

• votre équipe, composée d’un total de 6 personnes ;
• votre responsable d'équipe ;
• l'équipe inclusion, composée de 3 personnes et coordonnée par ce même responsable ;
• différents partenaires internes et externes à l'administration.

Vous aurez en charge les tâches suivantes :

• Vous constituez le premier point de contact pour les demandes adressées au service. Vous vérifiez qu'elles relèvent bien des missions de l'équipe et en assurez le suivi administratif.
• Vous traitez les dossiers dans les outils informatiques prévus (Microsoft 365, SharePoint et systèmes internes de gestion des demandes) et veillez à leur mise à jour, leur classement et leur archivage.
• Vous respectez les procédures internes, les délais de traitement ainsi que les règles de confidentialité relatives aux données personnelles et aux informations sensibles liées au handicap.
• Vous planifiez les entretiens, les visites sur site, les déplacements et les autres rendez‑vous. Vous gérez les agendas et contribuez à la coordination du planning de l'équipe.
• Vous participez aux réunions de service, assurez le suivi des actions décidées et soutenez l'organisation des réunions, événements et autres activités du service.
• Vous rédigez et transmettez les courriers, courriels et autres documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Vous assurez le suivi administratif des achats de matériel et de services : demandes d’offres, contacts avec les fournisseurs, commandes et réception des prestations ou du matériel.
• Vous apportez un soutien administratif, logistique et organisationnel au responsable, qui coordonne deux équipes, et contribuez au reporting ainsi qu’au suivi de leurs activités.
• Vous communiquez avec professionnalisme, par téléphone, par courriel ou via les outils de gestion des demandes, avec les bénéficiaires, les employeurs, les partenaires et les fournisseurs.
• Vous collaborez étroitement avec les membres de votre équipe ainsi qu'avec les partenaires internes et externes afin d'assurer un service efficace et de qualité.
• Vous maintenez vos connaissances à jour concernant les missions du service, les évolutions liées au handicap au travail ainsi que les procédures et outils nécessaires à l'exercice de votre fonction.

Cette fonction est compatible avec le travail hybride. Il vous est possible de télétravailler régulièrement, avec l’accord du responsable sur les jours de télétravail. Les activités du service nécessitent également une présence régulière au bureau (bâtiment Bolivar 30 près de la Gare du Nord à Bruxelles), ces dates sont généralement communiquées à l’avance.

Employeur

Il y a 1 poste vacant au sein de la DG Recrutement & Développement du SPF Stratégie & Appui (SPF BOSA) (30, boulevard Simon Bolivar - 1000 Bruxelles).

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 31.516,99 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Vous seront engagés en qualité d'Assistant administratif (niveau C) avec le barème de traitement correspondant C1.