Un(e) employé(e) administratif(ve) – Service interne de prévention et de protection au travail

Sous la supervision du Conseiller en prévention CP2, l’agent assure principalement des missions administratives, organisationnelles et de suivi liées aux activités du SIPPT.

Les responsabilités évolueront progressivement, notamment au fur et à mesure de l'acquisition des connaissances et compétences en matière de prévention.

1. Secrétariat et gestion administrative

• Gestion de la boîte générique du service et traitement des demandes reçues.
• Réception, classement, encodage, archivage et circulation des documents officiels.
• Préparation et suivi des ordres du jour, rapports, analyses, avis et autres documents du service.
• Mise à jour et suivi des tableaux d’actions et des dossiers administratifs.
• Suivi administratif des dossiers réglementaires : PAA, PGP, analyses des risques, exercices incendie, etc.
• Organisation et suivi des rendez-vous avec les intervenants internes et externes.
• Suivi administratif des dossiers relatifs aux accidents et incidents.
• Organisation et préparation des réunions du service et rédaction des documents nécessaires.

2. Formations et habilitations

• Gestion administrative des demandes d’offres et suivi des bons de commande.
• Préparation des listes de participants et coordination avec les services concernés, notamment les Ressources humaines.
• Organisation et suivi administratif des formations.
• Mise à jour des tableaux de formation et d’habilitation.
• Tenue à jour des listes de secouristes et des personnes habilitées SLCI.
• Suivi des échéances et renouvellements des formations et habilitations.

3. Sécurité et premiers secours

• Gestion et suivi des trousses de premiers secours.
• Organisation et suivi du contrôle annuel des DEA.
• Organisation administrative des exercices incendie et préparation des rapports associés.
• Suivi et mise à jour des dispositifs et documents de sécurité.
• Suivi de la signalisation incendie et de la numérotation des locaux.
• Mise à jour des fiches de sécurité élémentaires et complexes.
• Participation à la création et à la mise à jour des documents d’accueil et d’information en matière de sécurité destinés aux nouveaux collaborateurs.

4. Rapports, documents et publications

• Participation à la préparation du rapport annuel du SIPPT.
• Participation à la préparation du rapport administratif communal.
• Mise en forme, classement et archivage des documents du service.
• Publication et mise à jour des informations relatives à la prévention et à la sécurité sur l’intranet.
• Maintien à jour des dossiers relatifs à l’incendie, à la sécurité et à la prévention.

5. Développement progressif des compétences en prévention

Après avoir suivi la formation de Conseiller en prévention de niveau III, la personne sera amenée à développer progressivement ses compétences dans le domaine du bien-être au travail, toujours sous la supervision et dans le cadre des responsabilités définies par le Conseiller en prévention CP2.

À terme, elle pourra notamment :

• apporter un soutien administratif et opérationnel au Conseiller en prévention ;
• participer au suivi des actions de prévention ;
• contribuer à la collecte et à la préparation des informations nécessaires aux analyses de risques ;
• apporter un soutien aux managers et aux travailleurs dans le cadre des démarches administratives liées au bien-être au travail ;
• participer à la complétion des formulaires relatifs aux accidents et incidents ;
• contribuer au suivi des fiches de sécurité et des mesures de prévention ;
• assurer le suivi administratif de certaines obligations réglementaires, dans les limites de ses compétences et sous la supervision du Conseiller en prévention CP2.