Operations & Project Coordinator (Zwangerschapsvervanging met optie vast contract)

Operations & Project Coordinator (Zwangerschapsvervanging met optie vast contract)

Watson Creative is een groeiende Branding studio & Creative design partner . Wij zijn een thuis voor ambitieuze merken met (inter)nationale impact, in een loyale en stimulerende sfeer. Met een sterk team dagen we onszelf en onze klanten uit om te groeien. Van (re)branding en volledige campagnes tot duurzame partnerships waarin we marketing- enmanagement teams structureel ondersteunen bij het vertalen van hun ideeën en visie naar sterke communicaties.

Om het zwangerschapsverlof van onze Operations Manager (5 maanden) op te vangen, zoeken wij vanaf november '26 een ervaren Operations & Project Coordinator . Na een inwerkperiode neem je de dagelijkse operationele planning van onze studio over.

Na het verlof en na een positieve evaluatie bestaat de mogelijkheid tot een vast contract als Operations & Project Coordinator. In die rol werk je samen met de Operations Manager aan de planning, projectadministratie en studio-organisatie.

Je verantwoordelijkheden

• Dagelijkse studiocoördinatie: Je houdt het overzicht over de lopende projecten, verdeelt het werk en stemt de capaciteit van de designers af op de werkdruk.
• Je signaleert vertragingen of planningsissues tijdig. Je stelt praktisch haalbare oplossingen voor aan het team en de Managing Partner om de planning op schema te houden.
• Je bent het aanspreekpunt voor operationele en organisatorische vragen van het team en onze klanten.
• Je ondersteunt de Managing Partner waar nodig bij het opmaken van presentaties en pitches.
• Je rapporteert wekelijks aan de Managing Partner over de planning, project status, facturatie-status, mogelijke issues en stelt oplossingen voor.
• Je maakt projectplanningen op, koppelt designers aan projecten en beheert de wekelijkse studioplanning.
• Je volgt deadlines, gepresteerde uren en deliverables op en stelt planningen bij wanneer prioriteiten veranderen.
• Je communiceert met klanten over praktische afspraken, planningen en de voortgang van projecten.

Projectadministratie & Financiële Opvolging

• Je maakt projecten, offertes en klantgegevens aan in Teamleader en ClickUp.
• Je volgt wekelijks de ingevulde timesheets van het team op.
• Je verzorgt maandelijks de facturatie, vraagt ontbrekende PO-nummers op en volgt openstaande betalingen op.
• Je zorgt dat ons kantoor vlot draait: van het beheer van de voorraad en de contacten met leveranciers (poetsdienst, IT) tot de praktische organisatie van onze teamactiviteiten.

Wie ben jij?

• Je hebt minimaal 3 jaar relevante ervaring in projectcoordinatie of operations support, bij voorkeur binnen een creatief bureau of agency.
• Organisatietalent: Je bent sterk in plannen, prioriteren en het behouden van het overzicht over meerdere projecten tegelijk. Je ondersteunt daarnaast jouw collega’s in het bewaken van hun planning.
• Je bent flexibel, kunt snel schakelen bij veranderende prioriteiten en bent stressbestendig.
• Zelfstandigheid: Je durft zelfstandig beslissingen nemen en neemt verantwoordelijkheid tijdens de afwezigheid van de Operations Manager.
• Communicatie & Empathie: Je schat situaties snel en juist in. Bij onduidelijkheid schep je helderheid, breng je de juiste mensen met elkaar in gesprek en gebruik je je empathisch vermogen om verwachtingen te managen. Je spreekt collega's en klanten constructief aan op afspraken en deadlines.
• Je bent hands-on en proactief, pakt zaken direct vast en zoekt naar gepaste oplossingen
• Gebruik van PM tools en excel: Je hebt ervaring met projectmanagementtools en excel, kennis van Teamleader is een groot pluspunt
• Talen: Goede beheersing van het Nederlands en Engels.

Wat bieden wij?

• Je komt terecht in een ambitieuze werkomgeving met de mogelijkheid om je talenten volledig te benutten
• Een tijdelijk contract van 5 maanden, ofwel full time ofwel 4/5de, met optie verlenging
• Je ontvangt een mooie verloning afgestemd op je ervaring aangevuld met maaltijdcheques
• Je ontvangt een gsm-abonnement en MacBook
• Je krijgt de kans om samen te werken met een jong en creatief team binnen een groeiende en dynamische onderneming
• De energetische collega’s, regelmatige teamlunches en afterworkmomentjes op vrijdag zeker niet te vergeten, en dit in de gezelligste studio van Antwerpen in 't Groen Kwartier