Medisch secretaris Poli Oogheelkunde

Selecteer hoe vaak (in dagen) u een waarschuwing wilt ontvangen:

In het UZ Gent kom je terecht in een innovatieve omgeving die oog heeft voor je talent en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het engagement van alle collega’s voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent een baken van zorg.Maak jij binnenkort mee het verschil?
Ga voor een uitdagende job als Medisch secretaris Poli Oogheelkunde ( 100 % Contractueel). Dit is een jaarcontract, met reële kans op verlenging en contract onbepaalde duur na 2 jaar.

Functieomschrijving

• Je ondersteunt de medische staf van de dienst Oogheelkunde. Je zorgt voor een goed beheer van het secretariaat van meerdere artsen om de consultaties en onderzoeken in de beste omstandigheden te laten verlopen.
• Je werkt nauw samen met de hoofdverpleegkundige van de dienst Oogheelkunde.
• Je vormt samen met je leidinggevende de brug tussen de frontoffice van de poli en de artsen. Je neemt actief deel aan overleg, denkt na over mogelijke verbeteracties en speelt een belangrijke rol in het maken van werkafspraken.
• Je staat mee in voor de opleiding van nieuwe medewerkers en stagiairs.
• Je staat in voor het onthaal van de patiënten en het maken van afspraken voor consultaties en onderzoeken voor meerdere disciplines. Je informeert de patiënten. Je maakt afspraken via Ultragenda en je werkt in Eyefile.
• Je beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen, verstrekt de correcte informatie of je verbindt, indien nodig, oproepen door.
• Je werkt volgens bestaande protocols en zorgt voor een correcte administratie.
• Je houdt patiëntendossiers bij en doet medische verslaggeving op basis van schriftelijke of mondelinge informatie. Je typt verslagen en ontslagbrieven voor de zorgverleners.
• Je controleert de volledigheid van de dossiers, je meldt problemen bij de verantwoordelijke.
• Je organiseert vergaderingen, treft de nodige voorbereidingen, notuleert en maakt een verslag op bij (multidisciplinair) overleg.
• Je staat in voor de administratieve opvolging, correcte facturatie en rapportering.
• Je doet ondersteunende taken voor de onderwijsopdrachten van de stafleden.
• Je bepaalt autonoom je prioriteiten in het gevarieerde takenpakket.
• Je past je aan aan de noden van de dienst, stelt je flexibel op naar taakinhoud en je bent back-up voor collega's binnen het team die afwezig zijn.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen.
• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
• Je hebt bij voorkeur kennis van medische terminologie of je bent bereid om dit op korte termijn aan te leren.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent zorgzaam, stelt je hulpvaardig op en gaat op een correcte manier om met patiënten.
• Je bent sterk in plannen en organiseren. Je stelt de juiste prioriteiten om zo de gestelde deadlines te behalen.
• Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid (adviserend). De testen vinden plaats opdonderdag 26 november 2026 om 17u15 op de campus van UZ Gent.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.
Deel 3: competentiegericht interview op donderdag 10 december 2026 (voormiddag).

Salarisschaal
Je krijgt een aantrekkelijke verloning volgens IFIC, afgestemd op je functie, met een minimum brutomaandloon van €3.187,42 bij 0 jaar anciënniteit en een maximum brutomaandloon van €5.342,57 bij 35 jaar anciënniteit voor een voltijdse tewerkstelling. Het brutoloon is afhankelijk van de toegekende relevante ervaring. Relevante ervaring uit de privésector kan je tot maximum 9 jaar meenemen. Anciënniteit van openbare diensten neem je onbeperkt mee.