Administratief-financieel medewerker

(ref. ATP-2026-370)
Laatst aangepast: 15/09/26

Het departement Chronische Ziekten en Metabolisme (CHROMETA) maakt deel uit van de Groep Biomedische Wetenschappen van KU Leuven en is gevestigd op de Health Sciences Campus Gasthuisberg. Binnen ons departement zetten ongeveer 300 onderzoekers zich dagelijks in voor baanbrekend wetenschappelijk onderzoek binnen de domeinen endocrinologie, gastro-enterologie, hepatologie, respiratoire aandoeningen en thoraxheelkunde.
Achter dit onderzoek staat een sterk en geëngageerd administratief, financieel en HR-team van zes medewerkers, onder leiding van de departementaal beheerder. Dankzij hun betrouwbare ondersteuning verlopen de administratieve, financiële en personeelsprocessen vlekkeloos, zodat onze onderzoekers zich maximaal kunnen focussen op hun kerntaken. Omdat één van onze collega’s in juli 2027 met pensioen gaat, zijn we op zoek naar een administratief-financieel medewerker die vanaf januari 2027 deel wil uitmaken van ons team en mee het verschil wil maken achter de schermen van innovatief onderzoek.

• Je werkt binnen het administratief/financieel/HR team van het departement. Samen met je collega’s ben je het eerste aanspreekpunt voor alle administratieve, financiële, HR maar ook logistieke en organisatorische vragen van onderzoekers.
• Je zorgt voor de dagdagelijkse financiële verrichtingen (bestellingen en leveringen, beroepskosten, aankoopdossiers, interne facturen, verkoopsfacturen,...) en de daarbij horende administratieve documentenstroom. Je bent voor zowel onderzoekers als centrale diensten en externe leveranciers het eerste aanspreekpunt bij financiële en administratieve vragen. Je geeft advies over de financiële gebruiksrichtlijnen van de kredieten en volgt op dat deze tijdig en correct gebruikt worden.
• Je zorgt voor de verzending en verdeling van de post en helpt bij het correct klaarmaken en versturen van koerierzendingen.
• Je zorgt voor communicatie- en informatiedoorstroming naar het departement over administratieve, organisatorische, financiële procedures en houdt de relevante mailinglijsten actueel.
• Je zorgt drie keer per jaar voor de organisatie van examentoezichten voor de professoren van ons departement.
• Je geeft advies over de procedures en regelgeving van KU Leuven, je lost vragen/problemen van onderzoekers op binnen deze kaders, je vraagt informatie op bij of verwijst door naar de juiste personen of diensten, je koppelt terug. Je wordt en blijft expert in je taken door ervaringsuitwisseling met je collega's, interne opleidingen en kritische interactie met de betrokken centrale diensten (financiële dienst, aankoop,…).

Deze taken liggen ook bij het team, mogelijks word je hiervoor ingeschakeld:

• Advies geven aan onderzoekers over LIRIAS en Open Access
• Helpen bij de organisatie van seminaries, lezingen, congressen,…
• Jullie zijn een team dus je bent back-up voor je collega’s bij hun afwezigheid (en omgekeerd).

Je bent in het bezit van een professioneel bachelor diploma in een financieel‑administratieve richting of je bent gelijkwaardig door relevante werkervaring.

Kennis van de interne organisatie en ervaring met SAP aan KU Leuven zijn pluspunten.

Zoniet ben je bereid via opleiding en zelfstudie een grondige kennis van de KU Leuven financieel‑administratieve processen, regelgeving, systemen en organisatie op te bouwen.

Je kan vlot werken met de courante PC-toepassingen.

Je bent klantgericht en communicatief. Je kan zowel telefonische vragen vlot beantwoorden als heldere e-mails opstellen in het Nederlands en het Engels.

Je bent flexibel en werkt oplossingsgericht: je gaat problemen niet uit de weg en zet al je mogelijkheden in om een oplossing te bieden.

Je werkt nauwkeurig en bent discreet.

Je bent een goede teamplayer die ook zelfstandig kan werken.

We beogen een voltijdse of deeltijdse tewerkstelling van minstens 70%. Wij bieden een contract van 1 jaar aan. Een contract onbepaalde duur is een logisch vervolg na positieve evaluatie. Telewerken is mogelijk aan maximum 1 dag per week per voltijdse tewerkstelling.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.

KU Leuven biedt extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, samenaankoop...

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Evelyne van Etten, mail: evelyne.vanetten@kuleuven.be. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij de heer Dieter Heylen, mail: dieter.heylen@kuleuven.be, of via +32 16 37 64 90.

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaa