VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Mini-team onthaal, mobiliteit en aankopen

Vacature administratief medewerker
Mini-team onthaal, mobiliteit en aankopen (19/38)

Heuvelheem vzw ondersteunt personen met een beperking en hun netwerk in de regio Vlaamse Ardennen. Vanuit onze vestigingen in Oudenaarde en Kruisem bouwen we elke dag aan warme, menswaardige en kwaliteitsvolle ondersteuning.

We werken vanuit Triple-C en onze waarden mens-waardig, kracht-vol en duurzaam. Ook in onze administratieve dienstverlening willen we die waarden elke dag voelbaar maken.

Ben jij administratief sterk, hou je van afwisseling en krijg je energie van mensen verder helpen? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken voor ons mini-team onthaal, mobiliteit en aankopen binnen de Financieel Administratieve Dienst.

Kernopdracht van de functie

In deze veelzijdige functie combineer je onthaal, praktische organisatie en administratie. Samen met je collega zorg je dat vragen vlot worden opgevolgd, vervoer goed georganiseerd is en aankopen correct verlopen.

Onthaal en administratie

• je bent mee het warme en professionele gezicht en de stem van Heuvelheem;
• je helpt bezoekers en bellers verder en zorgt voor een gerichte doorverwijzing;
• je volgt algemene mailboxen en post zorgvuldig op;
• je ondersteunt mailings, inschrijvingen en andere praktische administratie.
• je houdt rittenschema’s en vervoersvragen mee overzichtelijk en actueel;
• je stemt vlot af met vervoerspartners, teams, cliënten en netwerken;
• je volgt busbegeleiding en andere vervoersvormen praktisch op;
• je helpt vervoer voor activiteiten plannen en organiseren;
• je controleert vervoersgegevens en facturen en signaleert knelpunten.

Voor technische vragen rond voertuigen werk je samen met de facilitair coördinator.

Aankopen en voorraad

• je volgt aankoopvragen van aanvraag tot bestelling mee op;
• je zoekt mee naar passende leveranciers en vergelijkt offertes;
• je bereidt bestellingen voor en plaatst goedgekeurde bestellingen;
• je volgt leveringen op en onderhoudt contacten met leveranciers;
• je stemt af met boekhouding en ondersteunt het voorraadbeheer.

Je kan ook gespecialiseerde dossiers opnemen rond verzekeringen, leverancierscontracten, aanbestedingen of patrimoniumbeheer.

Samen sterk in een mini-team

Je staat er niet alleen voor. Samen met je collega draag je gelijkwaardig verantwoordelijkheid voor de werking. Dat betekent dat je:

• informatie en kennis spontaan deelt;
• heldere afspraken maakt en elkaar op de hoogte houdt;
• meedenkt in elkaars dossiers en waar nodig essentiële taken overneemt;
• eigenaarschap toont voor het gezamenlijke resultaat.

Je haalt energie uit samenwerken, afstemmen en samen oplossingen vinden.

Doelen t.a.v. de infrastructuur, materiaal en werkmiddelen

Jedraagt meezorg voor materiaal, documenten, systemen en werkruimtes binnen je opdracht. Je hebt een signaalfunctie wanneer zakenonveilig, defect, ontbrekendof onvoldoendeafgestemd zijn opde noden van cliënten, medewerkers of de werking.

Je geeft deze signalen door aan de juiste verantwoordelijke, bijvoorbeeld de administratief manager, facilitair coördinator, coördinator Organisatie & Ontwikkeling ofpreventieadviseur.

Dit breng jij mee

• Je beschikt over minimum een bachelordiploma.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en betrouwbaar.
• Je communiceert warm, helder en professioneel.
• Je organiseert vlot en stelt makkelijk prioriteiten.
• Je neemt initiatief, verantwoordelijkheid en denkt in oplossingen.
• Je werkt zelfstandig én graag samen.
• Je bent discreet en digitaal vaardig.
• Je leert graag bij en staat open voor feedback en verandering.

Ervaring met administratie, planning, mobiliteit, aankopen of leveranciersopvolging is mooi meegenomen.

Wat mag je van ons verwachten?

• Een tewerkstelling van 19/38.
• Een contract bepaalde duur van 6 maanden met kans op vast mits positieve evaluatie.
• Een afwisselende functie met veel interne en externe contacten.
• De kans om mee vorm te geven aan een nieuw mini-team.
• Correcte verloning in lijn met je diploma en relevante ervaring (PC 319.01).
• Mogelijkheid tot instappen in een voordelige hospitalisatieverzekering.
• Fietsvergoeding vanaf de 1e kilometer en tussenkomst bij abonnementen NMBS en De Lijn.
• Gebruik van laptop en gsm-toestel.
• Glijdende uurregeling met voldoende spreiding voor bereikbaarheid en continuïteit.
• Voordelige verlofregeling volgens paritair comité 319.01.
• Plaats van tewerkstelling: regio Oudenaarde.

Herken jij jezelf in deze omschrijving en ben je op zoek naar een leuke uitdaging?

• Contract bepaalde duur van 6 maanden met kans op vast