Secrétaire médicale Assistante Chef de Service pour le service d'hématologie

Secrétaire médicale Assistante Chef de Service pour le service d'hématologie (h/f/x) - Bordet - CDR - 38h/semaine

En tant que secrétaire médicale – Assistant(e) Chef de Service, vous assurez les tâches de secrétariat en lien opérationnel avec le Chef de Service, et fonctionnel avec la secrétaire responsable du secteur médical. Vous assistez le Chef de Service dans les tâches administratives générales et médicales, de façon à permettre au département médical de fournir des services de qualité.

En tant que Secrétaire du Chef de Service, vous serez amené(e) à assurer :

• la gestion de l’agenda du chef de service ;
• la gestion des courriers et courriels divers ;
• la gestion des appels téléphoniques ;
• la comptabilité du service ;
• la prise de notes et la rédaction de procès-verbaux de réunions.

En collaboration et polyvalence avec les secrétaires médicales du service, vous serez amené(e), à assurer, entre autres :

• la frappe de courriers médicaux ;
• l’accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs la préparation et le suivi des dossiers et rapports de consultation et d’hospitalisation ;
• la gestion des médecins post-gradués ;
• la convocation des étudiants et le suivi de leurs stages internes (encodage des cotes);
• l’organisation des séminaires ;
• le planning et l’organisation du service ;
• la gestion des bases de données : encodage, traitement, exploitation et sortie des données, réalisation de tableaux et de graphes, présentations synthétiques des données ;
• la préparation et la coordination des réunions ;
• le suivi des tâches générales de secrétariat : rangement, classement, encodage, archivage ;
• la relation avec les autres activités du département ;
• la réalisation de statistiques du service.
• Vous êtes titulaire d’un graduat en secrétariat de direction option médicale et vous justifiez d’une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire.
• Vous maîtrisez la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Vous possédez des notions en anglais et néerlandais (lu, écrit et parlé).
• Vous possédez une aisance relationnelle et êtes polyvalent(e).
• Vous êtes ponctuel(le), efficace, autonome, organisé(e), discret(e), vous avez toujours le sourire, et vous êtes fiable tant au niveau de l’exécution des tâches, qu’en matière de confidentialité.
• Des avantages extra légaux :
• Une prime de fin d’année
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
• Avantages mobilité :
• Une intervention dans les frais de transport en commun
• Une indemnité dans les frais km vélo
• Parking gratuit – Transports en commun à proximité
• 29 jours de congé
• Avantages complémentaires :
• Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
• Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site

Type de contrat

Durée indéterminée

Lieu du travail

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.