Administratieve duizendpoot met technische affiniteit

Administratief sterk, organisatorisch scherp en altijd een stap vooruit?

Hoe ziet jouw dag eruit?

Ben jij een administratieve duizendpoot die graag initiatief neemt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat dossiers niet blijven liggen? Krijg je energie van organiseren, opvolgen en samenwerken met verschillende collega’s? Dan heeft Baldewijns een mooie uitdaging voor jou

Wij zoeken een Administratief Talentdie onze verschillende afdelingen ondersteunt en met een kritische blik mee bouwt aan een efficiënte administratieve werking.

Je wordt een belangrijke schakel tussen onze afdelingen aanneming, transport en recyclage. Je zorgt ervoor dat de administratie correct en tijdig wordt verwerkt, dat offertes en facturaties opgevolgd worden en dat collega’s op jou kunnen rekenen.

Het bijzondere aan deze functie? Je krijgt de kans om mee vorm te geven aan je eigen rol. Je groeit mee met onze organisatie en denkt actief na over hoe we onze administratieve processen kunnen verbeteren, vereenvoudigen en digitaliseren.

Ben jij dus een administratieve duizendpoot die graag initiatief neemt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat dossiers niet blijven liggen? Krijg je energie van organiseren, opvolgen en samenwerken met verschillende collega’s? Dan heeft Baldewijns een mooie uitdaging voor jou

Je krijgt een gevarieerd takenpakket waarin administratie, opvolging, organisatie en communicatie samenkomen. Je werkt nauw samen met verschillende collega’s en ondersteunt hen waar nodig.

1. Facturatie en vorderingsstaten

• Je zorgt ervoor dat uitgevoerde prestaties correct, volledig en tijdig gefactureerd worden.
• Je maakt vorderingsstaten op en volgt deze nauwgezet op bij klanten en opdrachtgevers.
• Je verzamelt ontbrekende gegevens en regiebonnen bij projectleiders en collega’s.
• Je bewaakt de goedkeuring van vorderingsstaten en volgt openstaande facturaties actief op.
• Je ondersteunt de wekelijkse facturatie voor onze afdelingen aanneming, transport en recyclage.
• Je verwerkt facturatiegegevens en voert controles uit op volledigheid en juistheid.
• Je signaleert eventuele knelpunten en zorgt ervoor dat dossiers niet blijven liggen.

2. Offertes, aanbestedingen en projectadministratie

• Je bent een belangrijke administratieve ondersteuning voor onze calculator, werkvoorbereiders en projectleiders.
• Je bereidt offertes administratief voor, maakt ze op basis van de aangeleverde informatie en bezorgt ze aan klanten.
• Je volgt uitstaande offertes actief op en informeert naar de stand van zaken.
• Je ondersteunt bij de administratieve voorbereiding en indiening van aanbestedingen.
• Je verzamelt de nodige plannen, documenten en informatie.
• Je maakt bestelbonnen en onderaannemingsovereenkomsten op volgens de goedgekeurde afspraken.
• Je ondersteunt bij de administratieve opvolging van projecten, regiewerken en opleveringen.

Je zorgt ervoor dat alle informatie tijdig beschikbaar is en dat dossiers correct worden afgehandeld. De inhoudelijke en commerciële beslissingen blijven uiteraard bij de bevoegde collega’s.

3. Administratieve ondersteuning van de werkplaats

Ook onze werkplaats kan op jou rekenen. Je ondersteunt de werkplaatsverantwoordelijke bij de administratieve organisatie en opvolging.

• Je helpt bij de administratieve verwerking en voorbereiding van herstellingsopdrachten.
• Je ondersteunt de implementatie en het gebruik van ons nieuwe onderhoudsbeheersysteem McMain.
• Je volgt werkbonnen, bestellingen en communicatie met onderaannemers op.
• Je helpt onderhoudshistorieken, keuringen en werkinstructies correct te registreren.
• Je houdt administratieve gegevens en procedures actueel.

4. Algemene administratieve ondersteuning

Naast je vaste verantwoordelijkheden spring je bij waar nodig.

• Je ondersteunt collega’s bij uiteenlopende administratieve taken.
• Je helpt bij het verwerken van uren en andere administratieve gegevens.
• Je bent back-up voor het onthaal en de telefonie bij afwezigheid of drukke momenten.

Wat maakt deze functie bijzonder?

Je komt terecht in een nieuwe functie met heel wat mogelijkheden.

In eerste instantie neem je een aantal bestaande administratieve taken over van collega’s. Zo leer je onze organisatie, mensen en werking goed kennen.

Gaandeweg bouw je mee aan een structurele administratieve ondersteuningsrol. Je krijgt ruimte om initiatief te nemen, verbeterpunten aan te kaarten en mee te werken aan de verdere digitalisering en automatisering van onze processen.

We zoeken dus niet iemand die gewoon uitvoert wat gevraagd wordt. We zoeken iemand die meedenkt, vooruitkijkt en zelf kansen ziet om zaken beter aan te pakken.

Jouw g