DIRECTIESECRETARESSE - NIV. B M/V/X

Referentie 5915603 |Gecreëerd op 03 augustus 2026

• Beroepengroep : Administratie en boekhouding / Secretariaat, kantoorwerk en administratie van het personeel
• Aantal jaren ervaring : Minstens 5 jaar ervaring

Beschrijving van het bedrijf

De secretariaatsdienst van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (hierna "OCMW" genoemd) van Sint-Joost-ten-Node staat in voor de uitvoering van administratieve taken ten behoeve van de verschillende diensten van het OCMW. De dienst verzorgt de ontvangst en verzending van de post en staat in voor het uittypen van de notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités.

Beschrijving van de functie

Onder toezicht van de Voorzitter van het Centrum en de tijdelijke Algemeen Secretaris staat u in voor administratieve en technische ondersteuning, met naleving van de geldende wetgeving en de interne richtlijnen van het OCMW.

U draagt bij tot de goede werking en het positieve imago van de instelling door aanvragen van burgers en interne diensten zorgvuldig en professioneel te behandelen.

U bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de Voorzitter, de tijdelijke Algemeen Secretaris en alle diensten van het OCMW, waarbij u tevens een transversale administratieve ondersteuning biedt.

Dagelijks zult u instaan voor :

1.Onthaal, communicatie en ondersteuning van de directie

• Telefonische oproepen voor de Voorzitter en de tijdelijke Algemeen Secretaris beantwoorden, een eerste antwoord geven of doorverwijzen naar de bevoegde diensten;

Occasioneel documenten en briefwisseling vertalen.

2. Beheer van post, agenda's en vergaderingen

• Het beheer van de post en de agenda van de Voorzitter en de tijdelijke Algemeen Secretaris verzorgen;
• Agenda's van vergaderingen voorbereiden, deelnemen aan vergaderingen en de notulen opstellen;
• Op basis van de nota's van de tijdelijke Algemeen Secretaris en/of diens vervanger notulen opstellen;
• Vergaderingen van de dienst organiseren;

Occasionele activiteiten organiseren.

3. Documentbeheer, opvolging en administratie

• Het fysieke en digitale archief van het secretariaat beheren en actualiseren;
• Brieven, nota's, oproepingen, verslagen en andere administratieve documenten voorbereiden, opmaken en redigeren;
• Administratieve termijnen opvolgen (beraadslagingen, handtekeningen, antwoorden aan de toezichthoudende overheid, enz.);

Dashboarden en opvolgingsinstrumenten van de directie actualiseren.

4. Administratieve en logistieke ondersteuning

• Logistieke ondersteuning bieden: mailings, fotokopieën, klasseren, verdeling van interne en externe post, planning van vergaderzalen, voorbereiding van vergaderzalen, enz;

De administratieve opvolging van de GSM-facturatie verzekeren.

5. Administratief beheer van het economaat

• Instaan voor het administratief beheer van het economaat: opvolging van de voorraad kantoorbenodigdheden, centraliseren van de behoeften van de diensten, voorbereiden en opvolgen van bestellingen, controle van leveringen en bijdragen aan de optimalisatie van aankopen en kostenbeheersing.
• Bij moeilijke of problematische situaties oplossingen zoeken of minstens voorstellen formuleren voor de tijdelijke Algemeen Secretaris en de Voorzitter;
• De tijdelijke Algemeen Secretaris en de Voorzitter informeren over de vastgestelde moeilijkheden.

U beschikt over het volgende profiel:

U bent in het bezit van een bachelordiploma Management Assistant (Directiesecretaresse/Directiesecretaris).

• Ervaring - Troeven
• U beschikt over minstens vijf jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie.
• Talenkennis
• U spreekt Frans en/of Nederlands;
• Voor de tweede landstaal bent u in het bezit van het Selor-taalbrevet of bent u bereid dit te behalen.
• U beschikt over:
• Zin voor verantwoordelijkheid;
• Zelfstandigheid, gecombineerd met een goede teamgeest;
• Dienstverleningsgerichtheid, aanpassingsvermogen en discretie, waarbij u uw emoties op een constructieve manier beheerst in een veeleisende werkomgeving.
• Functiegerelateerde technische competenties
• U beschikt over een sterk organisatievermogen en een goed tijdsbeheer, waarbij u uw taken plant volgens prioriteiten en deadlines ;
• U werkt nauwkeurig, efficiënt, veelzijdig en met oog voor detail, met strikte naleving van het beroepsgeheim;
• U bent in staat complexe dossiers en situaties correct te analyseren en te beoordelen.
• Schriftelijke en mondelinge communicatie
• U communiceert vlot mondeling;
• U schrijft helder en nauwkeurig en beschikt over een goed analytisch en