Administratief medewerker

3 redenen om voor deze job te kiezen

• Werken voor de hulpverleningszone Fluvia
• Aangename sfeer
• Variatie

Functieomschrijving

Als administratief medewerker combineer je een veelzijdige rol binnen de directies risicobeheersing en operaties. Je biedtt administratieve ondersteuning aan de directeurs, medewerkers en verschillende diensten. Je verwerkt informatie, volgt dossiers op en zorgt ervoor dat administratieve processen nauwkeurig en tijdig worden uitgevoerd.

Je werkt zelfstandig, hebt oog voor detail en weet verschillende taken en deadlines goed te organiseren. Je rechtstreekse leidinggevende is de (adjunct-)directeur risicobeheersing.

Jouw taken binnen risicobeheersing

• Je beheert het algemene telefoonnummer en de algemene mailbox.
• Je registreert inkomende vragen en dossiers en stuurt ze door naar de juiste dienst of persoon.
• Je beantwoordt eenvoudige en standaardvragen of zorgt ervoor dat deze correct worden opgevolgd.
• Je verwerkt en classificeert BPT-dossiers.
• Je doet opzoekingswerk en structureert informatie en gegevens.
• Je maakt verslagen en documenten op aan de hand van sjablonen.
• Je verwerkt informatie van collega’s in bestaande documenten.
• Je voert controles uit op preventieverslagen en checklists.
• Je verzamelt en verwerkt informatie voor interne overlegmomenten, communicatiemomenten en kwartaalrapporteringen.
• Je beheert de agenda van de poolwagens van de directie risicobeheersing.
• Je houdt opleidingen en verlofplanning van de collega’s binnen de directie bij.
• Je past bestaande documenten en sjablonen aan volgens nieuwe instructies of regelgeving.
• Je blijft op de hoogte van de procedures, regelgeving en gebruikte tools binnen de dienst.

Jouw taken binnen operaties

• Je biedt administratieve ondersteuning aan de directeur operaties en de clusterofficieren.
• Je volgt administratieve opdrachten en projecten op.
• Je beheert de poolwagenagenda en verzorgt de telefonische opvolging.
• Je ondersteunt de clusterwerking, onder meer bij PFAS-dossiers en het opzoeken van interventieverslagen.
• Je maakt agenda’s op, verzorgt verslaggeving en volgt overlegmomenten verder op.
• Je staat in voor het administratieve functiebeheer van brandweermannen.
• Je verwerkt de gevolgde opleidingsmodules en zorgt ervoor dat functiewijzigingen administratief correct worden geregistreerd.
• Je volgt interventieverslagen op en sluit deze administratief af.
• Je wijst stageplaatsen toe in overleg met de clusterofficieren.
• Je controleert onkostennota’s na grootschalige interventies.
• Je maakt de operationele planning op en houdt deze actueel.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij de organisatie van debriefings.
• Je maakt rapporten op over interventiestatistieken en bezorgt deze aan de bevoegde instanties.
• Je registreert specifieke uren van vrijwilligers.

Ondersteuning bij aanwerving en mobiliteit

Je bent ook een aanspreekpunt bij de aanwerving van vrijwillige brandweermannen. Je ondersteunt de diensten, stagiairs en postverantwoordelijken tijdens het aanwervingsproces en volgt verschillende administratieve onderdelen ervan op. Daarnaast bied je ondersteuning bij mutaties, opschortingen, ziekte en andere personeelsbewegingen.

In deze functie is nauwkeurigheid bijzonder belangrijk. Een correcte verwerking van opleidingen, functies, interventieverslagen en planningen is essentieel voor een goede administratieve en operationele werking van de hulpverleningszone.