Employé/Employée d'administration pour le service de l'accueil, de la population et de l'état civil.

Vous assurez l’accueil de première ligne, l’accompagnement et le service au citoyen pour toute démarche administrative en matière de population, d’état civil ou relevant de l’activité générale de l’Administration communale.

A ce titre, vos missions principales sont les suivantes :

1. Délivrer des actes, certificats et extraits du registres de la population, du registre de l’état civil et du registre national des personnes physiques et plus spécifiquement :

• Accueillir les citoyens qui se présentent au guichet en vue de l’obtention d’un acte d’état civil, d’un certificat, d’un extrait ou d’une attestation ou pour modifier leur situation administrative (changement de domicile, obtention ou renouvellement d’une carte d’identité électronique, d’un passeport ou d’un permis de conduire, obtention d’une composition de ménage ou d’un extrait de casier judiciaire, légalisation d’un document, délivrance d’un permis de détention d’animaux…) ;
• Délivrer tout renseignement utile quant à la procédure et aux délais pour obtenir tel ou tel acte ou réaliser telle ou telle démarche, en ce compris via l’E‑guichet.

2. Tenir et mettre à jour le registre de la population, le registre de l’état civil et le registre national des personnes physiques, et spécifiquement :

• Transcrire des modifications apportées à la situation administrative des citoyens requérant au sein des registres de l’état civil, de la population et du Registre national des personnes physiques ;
• Inscrire les nouveaux citoyens dans le registre de la population ;
• Désinscrire les personnes qui ont quitté la commune en ayant réalisé la déclaration ad hoc ;
• Le cas échéant, proposer au Collège communal la radiation d’office des personnes ayant quitté la commune sans avoir réalisé la déclaration ad hoc.

3. Veiller à la bonne application de la loi sur l’accès au territoire des étrangers et spécialement :

• Accueillir les ressortissants de pays tiers et traiter leurs demandes en bonne collaboration avec l’Office des étrangers ;
• Délivrer les attestations d’immatriculation, annexes, et titres de séjours ad hoc.

4. Veiller à la bonne gestion des cimetières et des inhumations, et spécifiquement :

• Tenir le registre des cimetières ;
• Préparer les dossiers à soumettre au Collège communal en vue de l’octroi de concessions de sépulture, de rétrocession, etc ;
• Assurer le suivi administratif utile, notamment les contacts avec la société de pompes funèbres, à la suite d’un décès et/ou d’un enterrement sur le territoire communal ;
• Assurer l’affichage des publications officielles dans les cimetières.

5. Officier en tant qu’assistant(e) administratif (-tive) du Bourgmestre ou de l’Echevin(e) délégué(e) à l’occasion de cérémonies de mariage.

6. Participer à l’organisation des scrutins électoraux (européens, fédéraux, régionaux, provinciaux et communaux).

7. Assurer l’accueil de première ligne des citoyens et spécifiquement :

• Recevoir les appels téléphoniques de l’Administration et les rediriger, lecas échéant, vers les services adéquats ;
• Délivrer aux citoyens les renseignements de base, les formulaires et tout conseil et/ou support utile à l’accomplissement de leurs obligations administratives et civiles et l’exercice de leurs droits et libertés en toute matière en lien avec l’activité communale.

8. Assurer le suivi administratif des demandes et dossiers relevant des matières confiées au service, en ce comprenant la rédaction de courriers et projets de délibérations.