Secrétaire de Direction

Description de la fonction :

Le CPAS de Fleurus recrute un.e secrétaire de direction pour sa Directrice générale.

Véritable point d’appui de la Directrice générale, le/la secrétaire de direction contribue à son bon fonctionnement quotidien en assurant le suivi administratif, l’organisation des activités, la gestion des communications et la préparation des dossiers. Il/elle est également un.e interlocuteur.trice privilégié.e des services, partenaires et usagers et contribue, par son professionnalisme, à véhiculer une image positive et qualitative de la Direction. La fonction requiert rigueur, autonomie, sens de l’organisation, discrétion et respect strict de la confidentialité.

Plus précisément, il/elle réalise les tâches suivantes :

• Assurer le secrétariat de la Directrice générale : gestion de l’agenda, des appels, des courriers et des boîtes mails partagées, transmissions des informations en fonction de leur degré d’urgence, suivi des demandes et des communications ;
• Préparer et assurer le suivi des dossiers : mise en forme, encodage, vérification de la conformité, classement et archivage des documents ;
• Organiser les réunions et rendez-vous : planification, convocations, préparation des documents, réservation des salles et gestion de la logistique nécessaire ;
• Assurer le suivi et la coordination des instances du CPAS et être garante du respect des échéances : établir, à partir des dates fixées par les instances (Bureau permanent, Conseil de l’action sociale, concertations, Comité social, …) le calendrier des actions à mener, anticiper les délais nécessaires à la préparation des dossiers et à l’envoi des convocations, veiller au respect des échéances et assurer la coordination des documents nécessaires aux séances ainsi que le suivi des procès-verbaux et la transmission des informations aux autorités de tutelle, transmission des informations pour le paiement des jetons de présence ;
• Assurer le secrétariat du Comité de Direction : planification, convocations, préparation des documents, rédaction du procès-verbal ;
• Assurer un accueil professionnel : accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes, tant par téléphone que physiquement, avec diplomatie et discrétion ;
• Apporter un soutien organisationnel à la Direction : recherche et diffusion d’informations, travaux de bureautique, tenue de rapports et registres (rapport de rémunérations/ registre institutionnel), organisation de certains événements ;
• Assurer la gestion de l’économat pour l’ensemble des services administratifs : tenue de l’inventaire, suivi des commandes et gestion des approvisionnements nécessaires au bon fonctionnement des services.