VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER FACTURATIE

Vacature administratief medewerker dienst facturatie

Wat moet je over ons weten?

Heuvelheem is een VZW die ondersteuning biedt aan personen met een beperking en hun netwerk op verschillende levensdomeinen. Wij zijn werkzaam in de ruime regio Vlaamse Ardennen en hebben een aantal vestigingsplaatsen in Oudenaarde en Kruisem. Heuvelheem VZW is vergund door de Vlaamse Overheid als zorgaanbieder.

Binnen de organisatie baseren we ons op Triple-C als ondersteuningsmodel. We willen dat al onze cliënten op een menswaardige manier ondersteund worden vanuit een universele kijk op de menselijke behoeften.

Binnen de Financieel-Administratieve Diensten zijn we op zoek naar een collega ter ondersteuning binnen het domein Facturatie.

Kernopdracht van de functie

De administratief medewerker maakt deel uit van de Financieel-Administratieve Diensten(FAD)van Heuvelheem. Vanuit deze rolondersteunt demedewerker deorganisatiebijhet correct, efficiënt, klantgericht en kwaliteitsvol uitvoeren van administratieve, financiële en ondersteunende processen.

Plaats in de organisatie

Je rapporteert aan de administratief manager en maakt deel uit van de financieel-administratieve diensten. Vanuit één of meerdere toegewezen deeldomeinen werk jeorganisatiebreedondersteunend en nauw samen met collega’s binnen FAD en onthaal.

Doelen t.a.v. cliënten en netwerken

Jeneemteen klantgerichte, discrete en dienstverlenende rolop tegenovercliënten en hun netwerk. Je communiceert duidelijk, respectvol en toegankelijk.Bij vragenover administratie, facturatie, betalingen, enz. zorg je voor een correcte opvolging ofeengerichte doorverwijzing.

Je bewaaktdevertrouwelijkheid in alle contacten en gegevensverwerking. Je gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens, financiële gegevens en cliëntgebonden informatie.Zo draag jebij aaneen warme, menswaardige en inclusieve dienstverlening, metaandachtvoorcorrecte informatie, duidelijke taal, begripvolle communicatieenzorgvuldige opvolging.

Doelen t.a.v. medewerkers en teams

Je ondersteunt medewerkers, teams en leidinggevenden bij vragen in verband met cliëntenfacturatie. Je helpt collega’s om correcte informatie aan te leveren engemaakte afsprakenconsequent toe te passen.Je werkt verbindend en oplossingsgericht samen met collega’s uit de verschillende teams.

Doelen t.a.v. de organisatie

Je handelt in lijn met de missie, visie en waarden van Heuvelheem:mens-waardig, kracht-vol en duurzaam. In jouw functie betekent dit dat je administratief correct, klantgericht, betrouwbaar, integer en toekomstgericht werkt.

Je draagt bij aan een efficiënte en kwaliteitsvolle organisatie door gegevens zorgvuldig te verwerken, deadlines te respecteren, afspraken op te volgen en processenwaar mogelijkte verbeteren. Je werkt actief mee aan kwaliteitszorg en continue verbeteringdoorkritisch naar je eigen werkte kijken,verbetermogelijkhedente signalerenenvoorstellente doenom processen eenvoudiger, duidelijker, veiliger of efficiënter te maken.

Doelen t.a.v. de infrastructuur, materiaal en werkmiddelen

Jedraagt meezorg voor materiaal, documenten, systemen en werkruimtes binnen je opdracht. Je hebt een signaalfunctie wanneer zakenonveilig, defect, ontbrekendof onvoldoendeafgestemd zijn opde noden van cliënten, medewerkers of de werking.

Je geeft deze signalen door aan de juiste verantwoordelijke, bijvoorbeeld de administratief manager, facilitair coördinator, coördinator Organisatie & Ontwikkeling ofpreventieadviseur.

Doelen t.a.v. facturatie

Je zorgt voor een correcte, tijdige en transparante facturatie. Je verwerkt de nodige gegevens, controleert de juistheid ervan en volgt op dat facturen correct worden opgesteld en verzonden. Je bent alert voor fouten, afwijkingen of ontbrekende informatie en stemt hierover af met de betrokken collega’s.

Binnen dit doelgebied kan je instaan voor:

• voorbereidingvan facturatiegegevens
• berekeningof controle van cliëntenbijdragen
• opmaakof verwerking van facturatiebestanden
• afstemmingmet cliëntadministratie en Connectpunt
• opvolgingvan vragen rond facturen
• controleop correcte toepassing van de vastgelegde tarieven
• rapporteringaan de administratief manager

Je communiceert duidelijk en respectvol wanneer cliënten, netwerken of bewindvoerders vragen hebben over facturen of betalingen.

De administratief medewerker:

• werktnauwkeurig, correct en gestructureerd
• handeltdiscreet, betrouwbaar en integer
• communiceertklantvriendelijk, helder en respectvol
• werktdienstverlenend naar cliënten, netwerken, medewerkers en teams
• volgtafspraken, procedures en deadlines op
• kanprioriteiten stellen binnen het eigen takenpakket
• neemtinitiatief wanneer processen beter kunnen
• kanomgaan met vertrouwelijke