Executive Assistant

Als Executive Assistant werk je nauw samen met de CEO en het directieteam van Boplan. Je speelt een essentiële rol bij het ondersteunen van hun dagelijkse activiteiten en het efficiënt laten verlopen van management processen. Je bent het aanspreekpunt in afwezigheid van de CEO, waardoor je een cruciale rol speelt binnen onze organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor het volgende:

• Het agendabeheer van de CEO, inclusief het efficiënt inplannen van vergaderingen, afspraken en reizen.
• Back-up in het travel management proces, waarbij travel requests van A tot Z behartigd worden.
• Coördinatie van interne en externe communicatie, waaronder telefoons, e-mails en correspondentie van de CEO.
• Opmaak en het beheer van rapporten, presentaties en andere (confidentiële) zakelijke documenten.
• Deelname aan vergaderingen, notuleren en het opvolgen van agenda- en actiepunten nauwgezet.
• Organiseren en coördineren van business events.
• Een essentiële schakel tussen de CEO en het directieteam enerzijds en medewerkers, general managers, klanten en externe contacten anderzijds.
• Verantwoordelijk voor het volledige fleetbeheer voor binnen- en buitenland.
• Beheer van het volledige proces rond mobile phones binnen de organisatie.
• Betrokken bij het beheer van het onthaal en fungeren als back-up op bepaalde momenten.
• Op termijn kan het luik hospitality toegevoegd worden, met verantwoordelijkheid voor de onthaalbedienden.