Administratief en financieel medewerker

Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen (VBOV vzw)

Administratief en financieel medewerker

De Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen (VBOV) verenigt, versterkt en verdedigt vroedvrouwen in Vlaanderen en Brussel. We zetten ons in voor kwalitatieve, evidence-based zorg en een sterke positie van de vroedvrouw binnen het gezondheidszorglandschap.

Om onze dagelijkse werking te ondersteunen, zoeken we een zelfstandige en nauwgezette medewerker die de administratieve, financiële en logistieke motor van onze organisatie vormt.

Jouw functie

Je zorgt ervoor dat de administratieve en financiële werking van VBOV vlot en correct verloopt. Je werkt nauw samen met de algemeen coördinator en de penningmeester, maar neemt je verantwoordelijkheden grotendeels zelfstandig op.

Boekhouding en financieel beheer

• Je verwerkt facturen en financiële verrichtingen en volgt betalingen op.
• Je staat zelfstandig in voor de kwartaalafsluitingen en de voorbereiding van de jaarlijkse financiële afsluiting en jaarrekening.
• Je ondersteunt de penningmeester bij de opmaak en opvolging van de begroting.
• Je onderhoudt de contacten met het externe boekhoudkantoor, dat de boekhouding per kwartaal controleert.
• Je bewaakt de nauwkeurigheid van de financiële administratie en signaleert aandachtspunten.

Ledenadministratie en algemene administratie

• Je beheert de ledenadministratie, verwerkt nieuwe lidmaatschappen en wijzigingen en volgt de inning van ledenbijdragen op.
• Je verzorgt de algemene correspondentie, het administratieve e-mailverkeer en het beheer van documenten en dossiers.
• Je ondersteunt de algemeen coördinator, de penningmeester en het bestuur bij administratieve opdrachten en vergaderingen.
• Je volgt administratieve processen op en denkt mee na over verbeteringen en digitalisering.

Logistiek en digitale ondersteuning

• Je ondersteunt de praktische organisatie van vormingen, studiedagen en vergaderingen, van inschrijvingen tot contacten met locaties en sprekers.
• Je beheert en ondersteunt de digitale toepassingen die VBOV gebruikt voor administratie, boekhouding, ledenwerking en online betalingen.
• Je zorgt voor een gestructureerde gegevensverwerking en denkt mee na over efficiëntere digitale werkprocessen.
• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma in een administratieve, boekhoudkundige of bedrijfseconomische richting, of gelijkwaardige relevante ervaring.
• Je hebt ervaring met boekhoudkundige administratie en voldoende kennis om zelfstandig financiële afsluitingen voor te bereiden.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig, neemt initiatief en bewaakt deadlines.
• Je bent digitaal vaardig en hebt een goede kennis van Microsoft 365, in het bijzonder Word en Excel.
• Ervaring met Adsolut (boekhouding), Huddle (digitale leer- en ledenomgeving) en Mollie (online betalingen) is een duidelijke meerwaarde. Je maakt je nieuwe software vlot eigen.
• Je communiceert helder, werkt graag samen en gaat discreet om met vertrouwelijke en persoonlijke gegevens.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands. Kennis van het Frans is een meerwaarde; kennis van het Engels is een pluspunt.

Ervaring in een kleine organisatie, vzw of ledenorganisatie is een troef.

Ons aanbod

• Een contract van onbepaalde duur, 4/5 of voltijds.
• Een gevarieerde functie met verantwoordelijkheid, autonomie en ruimte voor initiatief.
• Een centrale rol in de werking van een beroepsorganisatie met maatschappelijke impact.
• Nauwe samenwerking met een betrokken team en een geëngageerd vrijwilligersteam.
• Verloning volgens de toepasselijke barema's, in functie van ervaring en competenties, aangevuld met een dertiende maand.