management assistant

Ben jij een administratieve duizendpoot die graag het overzicht bewaart, verschillende afdelingen ondersteunt en energie haalt uit een dynamische productieomgeving?

Heb je al enkele jaren administratieve ervaring en werk je graag in een functie waarin je écht het verschil kunt maken? Dan hebben wij een interessante uitdaging voor jou

Voor onze partner Ball Corporation in Genk zijn wij op zoek naar een Plant Admin. In deze veelzijdige functie ben je een belangrijke administratieve en organisatorische schakel binnen de productiesite. Je ondersteunt verschillende afdelingen, zorgt voor een vlotte interne communicatie en draagt bij aan een efficiënte, gestructureerde werking van de organisatie.

Ball Corporation is een internationale marktleider in de productie van duurzame aluminiumverpakkingen. Met ongeveer 16.000 medewerkers wereldwijd zet de organisatie sterk in op innovatie, duurzaamheid, kwaliteit en operationele efficiëntie.

De productiesite in Genk maakt deel uit van deze internationale organisatie en bevindt zich momenteel in een interessante ontwikkelingsfase. Er wordt volop geïnvesteerd in mensen, processen en technologie om de verdere groei en professionalisering te ondersteunen.

Bij Ball staan drie kernwaarden centraal: We Care. We Work. We Win. Een cultuur waarin samenwerking, betrokkenheid en resultaatgerichtheid hand in hand gaan.

Jouw functie

Als Plant Admin ben je verantwoordelijk voor een brede waaier aan administratieve en organisatorische werkzaamheden binnen de productiesite.

Je ondersteunt verschillende afdelingen, waaronder HR, Finance, Production, Quality, Engineering en EHS (veiligheid, gezondheid en milieu). Je zorgt ervoor dat administratieve processen correct verlopen, informatie beschikbaar is en collega's kunnen rekenen op een efficiënte ondersteuning.

Je bent niet alleen uitvoerend bezig, maar denkt ook actief mee over hoe bestaande processen eenvoudiger, efficiënter en beter georganiseerd kunnen worden.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Je biedt administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen binnen de productiesite.
• Je beheert en actualiseert documenten, personeelsgegevens, databanken en administratieve registraties.
• Je ondersteunt HR bij de opvolging van tijdsregistratie, aanwezigheden en andere personeelsadministratieve processen.
• Je organiseert en coördineert vergaderingen, opleidingen, interne evenementen en initiatieven rond medewerkersbetrokkenheid.
• Je stelt rapportages, presentaties en communicatiematerialen op voor het management en verschillende interne teams.
• Je verzorgt de interne communicatie via onder andere informatieborden, nieuwsbrieven en interne mededelingen.
• Je ondersteunt het plantmanagement bij agendabeheer, correspondentie en organisatorische werkzaamheden.
• Je behandelt vragen van medewerkers en verwijst hen waar nodig door naar de juiste contactpersonen.
• Je zorgt ervoor dat administratieve documenten correct worden bijgehouden en voldoen aan interne richtlijnen, auditvereisten en toepasselijke regelgeving.
• Je ondersteunt de administratie rond veiligheid, opleidingen en compliance.
• Je volgt gegevens en KPI's op binnen verschillende systemen, waaronder HR-, veiligheids- en productiegerelateerde registraties.
• Je signaleert verbeterpunten en werkt actief mee aan de optimalisatie van administratieve processen.

Wie zoeken wij?

Voor deze functie zoeken wij een gestructureerde, communicatief sterke en proactieve professional die graag verantwoordelijkheid neemt en zich thuis voelt in een omgeving waar verschillende afdelingen en prioriteiten samenkomen.

Je werkt nauwkeurig, gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en weet ook op drukke momenten het overzicht te bewaren.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over minimaal 3 jaar relevante administratieve werkervaring, waarbij je verschillende afdelingen of stakeholders hebt ondersteund.
• Ervaring binnen een productieomgeving, industriële organisatie of FMCG-sector is een sterke troef.
• Je bent organisatorisch sterk en kunt vlot schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten.
• Je werkt nauwkeurig en hebt een sterk oog voor detail.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Je gaat professioneel en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, waaronder Excel, Word, PowerPoint en Outlook.
• Ervaring met HR-systemen, tijdsregistratiesoftware of ERP-systemen is een pluspunt.
• Je bent oplossingsgericht, neemt initiatief en denkt graag mee over procesverbeteringen.
• Je werkt graag samen met collega's uit verschillende disciplines.
• Je hebt een basisinzicht in admini