HR Officer

Functie:

Als HR Officer sta je onder meer in voor het opvolgen en uitvoeren van het wervings- en selectieproces van a tot z van allerlei bediendeprofielen binnen onze organisatie, zowel voor onze operaties in onze 6 distributie-sites (te Mollem, Lokeren, Wommelgem, Charleroi, Roeselare en Paal-Beringen), alsook voor onze hoofdzetel te Neder-Over-Heembeek.

Hiernaast bied je een brede expertise, organisatorische en administratieve ondersteuning voor de verschillende HR domeinen binnen onze HR-dienst (zoals learning & development, personeelsadministratie, opvolging uitzendkrachten, HR projecten, etc.).

Je hebt een uitgebreid en gevarieerd takenpakket en draagt in belangrijke mate bij tot de realisatie van onze HR-doelstellingen. Je rapporteert in het HR team aan de HR Business Partner.

Verantwoordelijkheden:

Je voert het wervings- en selectieproces uit van A tot Z, voor zowel bedienden als kaderfuncties:

• Je plant intakes en overlegmeetings met de hiring managers en werkt functiebeschrijvingen en vacature teksten uit.
• Je identificeert en contacteert selectiekantoren, bespreekt samenwerkingscontracten en bouwt een goede samenwerkingsrelatie uit voor vacatures.
• Je neemt de nodige initiatieven om de vacatures intern en extern te communiceren en publiceren op allerlei jobkanalen, inclusief campagnes in social media.
• Je screent CV's, neemt telefonische screenings af, plant interviews in met kandidaten, organiseert assessments, maakt contracten op etc.
• Je documenteert elk selectiedossier in het ATS (Applicant Tracking Systeem) en houdt alle status updates hierin nauwgezet bij.
• Je staat mee in voor onthaal en onboarding van nieuwe medewerkers, inclusief de administratieve voorbereiding en opvolging die hiervoor nodig is.
• Je voert opvolggesprekken met nieuwe medewerkers na enkele maanden in dienst, en volgt de eventuele actieplannen en opleidingsnoden op die hieruit voortvloeien.
• Je staat mee in voor de ad hoc en recurrente rapporteringen inzake recruitment.

Je ondersteunt het Learning en Development gebeuren:

• Je draagt bij tot de opmaak van het jaarlijks strategisch opleidingsplan van de organisatie en neemt hierbij vervolgens autonoom verschillende type opleidingen voor jouw rekening van a tot z voor verdere uitvoering en organisatie.
• Je organiseert van a tot z bepaalde opleidingen voor individuele medewerkers of voor groepen van medewerkers, zoals bijvoorbeeld : leadership opleidingen voor de operationele teamleaders in onze sites, EHBO opleidingen, soft skills opleidingen, Excel opleidingen, etc.
• Je identificeert opleidingsorganisaties indien nodig om bepaalde opleidingsbehoeften te kunnen invullen, volgt offertes en facturen op.
• Je volgt nauwgezet de registratie op van alle formele en informele opleidingen voor de oplevering van de jaarlijkse sociale balans op nationaal niveau, je sensibiliseert medewerkers systematisch om hiervoor administratief het nodige te doen.
• Je volgt tijdig de subsidieaanvragen op voor opleidingen die hebben plaatsgevonden.
• Je volgt dossiers educatief verlof op en dient de jaarlijkse aangiften in.
• Je beheert de training mailbox waarop allerlei vragen binnenkomen inzake training van managers en medewerkers.
• Je ondersteunt de ad hoc en recurrente rapporteringen inzake training.
• Je bent ’super user’ binnen het HR team voor onze LMS (Learning Management Systeem) en ondersteunt de verdere implementatie van dit systeem ook mee projectmatig mee op.

Je volgt op overkoepelend niveau mee de uitzendkrachten op, dit zowel op onze hoofdzetel, alsook voor onze verschillende sites met onze verschillende interim partners.

• Je bent bijvoorbeeld mee betrokken in regelmatige meetings en afstemmingen met de interimkantoren en het management in de sites, dit kan zowel tijdens de dag- als nachturen plaatsvinden.
• Je voert gedetailleerde controles uit van de facturatie van interimkantoren, en volgt de vragen en actiepunten nauwgezet en gestructureerd op die hieruit voortvloeien. De interim mailbox volg je ook systematisch goed op.
• Je maakt verschillende rapporteringen op naar finance en de businesss inzake uitzendkrachten.
• Je volgt mee issues en eventuele klachten op indien nodig die vanuit de business of vanuit het interimkantoor eventueel escaleren naar HR.
• Je houdt de interimkantoren up-to-date van eventueel wijzigingen interne procedures of regelgeving, etc.
• Je volgt de prestaties van de interims wekelijks op die werkzaam zijn op onze hoofdzetel.

Je verzorgt de personeelsadministratie volgens vastgelegde procedures en in overeenstemming met de wettelijke bepalingen, zoals bijvoorbeeld:

• Opmaken en opvolgen van contracten, opmaak personeelsaanvragen, onthaaldocumenten, brieven, opmaak