Documentbeheerder technische projecten

• Je beheert en richt het Document Management Systeem (DMS) en de goedkeuringsflows in, en stemt die af op de noden van lopende projecten.
• Je past standaard goedkeuringsflows technisch aan binnen projecten, bijvoorbeeld door bijkomende stappen toe te voegen in overleg met projectstakeholders.
• Je volgt bevoegdheden en toegangsrechten op, zodat de juiste personen toegang krijgen tot relevante informatie.
• Je bewaakt documentversies, revisies en goedkeuringsflows, zodat steeds met de meest actuele informatie wordt gewerkt.
• Je beheert, controleert en coördineert de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie, met aandacht voor integriteit, traceerbaarheid en beschikbaarheid volgens interne richtlijnen en wettelijke vereisten.
• Je registreert, actualiseert en centraliseert projectdocumenten, zoals as-built dossiers, uitbatingsdossiers en constructiedossiers, in het voorziene systeem, zonder deze zelf op te maken.
• Je ziet toe op de koppeling tussen documenten, wijzigingen en bijhorende goedkeuringen.
• Je ondersteunt interne en externe audits administratief door correcte en volledige documentatie aan te leveren.
• Je controleert, registreert en classificeert documenten op volledigheid en vormvereisten aan de hand van een gestandaardiseerde checklist, zonder inhoudelijke beoordeling.
• Je waakt over correcte naamgeving, documentstructuur en consistente documentopbouw.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en helpt projectteams om een uniforme werkwijze toe te passen.
• Je geeft toelichting en opleidingen over processen en flows aan interne en externe partijen, waaronder aannemers.
• Je volgt vastgelopen documenten op, spreekt betrokken stakeholders aan en meldt knelpunten of risico’s proactief aan de projectleider.
• Je ondersteunt projectleiders bij documentatieplanning en stelt rapporten op over de status van documenten.
• Je beheert bijkomende administratieve taken die de voortgang van projecten ondersteunen, zoals rechtenbeheer, informatie-uitwisseling, opvolging van projectmailboxen en notuleren tijdens vergaderingen.
• Je signaleert risico’s binnen documentbeheerprocessen en doet voorstellen om de werking te verbeteren.
• Ervaring in een grootschalige technische projectomgeving is een plus, bijvoorbeeld binnen bouw, industriële installaties, ontmantelingsprojecten, engineeringprojecten of andere sterk gereguleerde omgevingen.
• Je bent vertrouwd met documentbeheer binnen een technische, industriële of projectomgeving.
• Je hebt ervaring met technische documentatie zoals plannen, schema’s, as-built dossiers, constructiedossiers, exploitatiedossiers en andere projectdossiers.
• Je werkt nauwkeurig met document lifecycle management, versiebeheer en classificatie van documenten.
• Je communiceert vlot met verschillende stakeholders en kan processen helder toelichten.
• Kennis van een Document Management System is vereist.
• Ervaring in sectoren zoals energie, chemie, farma, automotive of een nucleaire omgeving is een meerwaarde.
• Je bent bereid om je op lange termijn te engageren.

Functie

• Je beheert en richt het Document Management Systeem (DMS) en de goedkeuringsflows in, en stemt die af op de noden van lopende projecten.
• Je past standaard goedkeuringsflows technisch aan binnen projecten, bijvoorbeeld door bijkomende stappen toe te voegen in overleg met projectstakeholders.
• Je volgt bevoegdheden en toegangsrechten op, zodat de juiste personen toegang krijgen tot relevante informatie.
• Je bewaakt documentversies, revisies en goedkeuringsflows, zodat steeds met de meest actuele informatie wordt gewerkt.
• Je beheert, controleert en coördineert de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie, met aandacht voor integriteit, traceerbaarheid en beschikbaarheid volgens interne richtlijnen en wettelijke vereisten.
• Je registreert, actualiseert en centraliseert projectdocumenten, zoals as-built dossiers, uitbatingsdossiers en constructiedossiers, in het voorziene systeem, zonder deze zelf op te maken.
• Je ziet toe op de koppeling tussen documenten, wijzigingen en bijhorende goedkeuringen.
• Je ondersteunt interne en externe audits administratief door correcte en volledige documentatie aan te leveren.
• Je controleert, registreert en classificeert documenten op volledigheid en vormvereisten aan de hand van een gestandaardiseerde checklist, zonder inhoudelijke beoordeling.
• Je waakt over correcte naamgeving, documentstructuur en consistente documentopbouw.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en helpt projectteams om een uniforme werkwijze toe te passen.
• Je geeft toelichting en opleidingen over processen en flows aan interne en externe partijen, waaronder aannemers.