Onthaalmedewerker

• ben je het eerste aanspreekpunt van ons kantoor:
• Je ontvangt onze cliënten op een vriendelijke manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel;
• Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van bureaumateriaal;
• Je controleert de aktezalen voor je naar huis gaat ’s avonds en maakt ze klaar om er de volgende dag nieuwe cliënten te kunnen ontvangen.
• bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:
• Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
• Je plant afspraken in voor de notarissen en de juristen en beheert de online afsprakenkalender;
• Je behandelt inkomende en uitgaande post;
• Je volgt de centrale mailbox van het kantoor op;
• Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.
• je beschikt over een diploma hoger onderwijs in een administratieve of aanverwante richting;
• Je hebt ervaring als receptionist in een juridische sector of je wenst het notariaat te ontdekken;
• Je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen aan te leren;
• Je bent stipt en discreet;
• Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid;
• Je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.

Je rol

In De Rol Van Onthaalmedewerker

• ben je het eerste aanspreekpunt van ons kantoor:
  • Je ontvangt onze cliënten op een vriendelijke manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel;
  • Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van bureaumateriaal;
  • Je controleert de aktezalen voor je naar huis gaat ’s avonds en maakt ze klaar om er de volgende dag nieuwe cliënten te kunnen ontvangen.
  • bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:
    • Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
    • Je plant afspraken in voor de notarissen en de juristen en beheert de online afsprakenkalender;
    • Je behandelt inkomende en uitgaande post;
    • Je volgt de centrale mailbox van het kantoor op;
    • Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.

Je profiel

• je beschikt over een diploma hoger onderwijs in een administratieve of aanverwante richting;
• Je hebt ervaring als receptionist in een juridische sector of je wenst het notariaat te ontdekken;
• Je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen aan te leren;
• Je bent stipt en discreet;
• Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid;
• Je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.

Wij bieden

• een voltijds contract van onbepaalde duur;
• een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden;
• talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques;
• een aangename werkomgeving met een collegiale sfeer en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• regelmatige groepsactiviteiten : team building, kantooretentjes..