Procurement Expert

De missie van de dienst Procurement is de goede uitvoering van deaankopen in overeenstemming met de regelgeving overheidsopdrachten.

Als teamlid van de dienst Procurement zul je instaan voor debehandeling van dossiers waarmee de aankoop van werken, leveringen endiensten wordt beoogd. De Procurement Expert zal zowel complexedossiers waarbij de regelgeving overheidsopdrachten integraal vantoepanning is, als minder complexe dossiers behandelen.

Wat doet een Procurement Expert bij skeyes?

Je zorgt voor de professionele uitvoering van de aankopen inovereenstemming met de regelgeving overheidsopdrachten en voor eencorrecte administratieve verwerking en opvolging van de dossiers. Ditomvat o.a. het centraliseren en beoordelen van informatie; hetopstellen van opdrachtdocumenten; het opvolgen van de selectiefase(indien van toepassing) en de gunningsfase; bijwonen van eventueleonderhandelingsgesprekken, de sluiting van de opdracht en hetadministratief verwerken van dossier-gerelateerde informaties en gegevens.

Je werkt onder toezicht van de verantwoordelijke(n) voor de dienstProcurement. Voor bepaalde dossiers werk je in tandem aan dossiersmet jouw directe collega’s (aankopers) en/of met de Legal Expert Procurement.

Je respecteert de interne procedures, zorgt voor de nodigerapportering (intern en extern) en staat in voor een efficiënt,effectief en kwalitatief beheer van de dossiers. Dit houdt onder meer in:

• Analyseren van de samenstellende elementen van de aankoopdossiers(bestelaanvragen) die worden aangeleverd door de verschillendecompetentiecentra van de onderneming en op basis daarvan bepalenwelke eventuele bijkomende acties dienen te worden ondernomen.
• Verifiëren van de juistheid en adequaatheid van de gegevens enwaar nodig meer diepgaand onderzoek voeren of contact nemen metcollega’s van de verschillende competentiecentra.
• Opstellen en uitwerken van opdrachtdocumenten [administratiefgedeelte en technisch gedeelte (beperkt)].
• Dossiers verwerken op het e-procurement platform.
• Controleren van aanvragen tot deelneming aan procedures, offertesen evaluatieverslagen.
• Opmaken van diverse administratieve documenten bv. bestelorders,gemotiveerde beslissingen, ….
• Verwerken en inbrengen van gegevens in het ERP-systeem en hetbeheren van databanken.
• Opvolgen van de facturatie, goedkeuringen (bv. PV’s),bankgaranties, gestelde waarborgen, …
• Opvolgen van de uitvoering van geplaatste opdrachten, in overlegmet de interne klanten.

Je bouwt en onderhoudt goede relaties met interne klanten,(kandidaat) inschrijvers en opdrachtnemers. Dit houdt onder meer in:

• Ondersteunen van interne klanten.
• Beantwoorden van vragen en periodiek communiceren van informatiebetreffende aankoopdossiers en contracten.
• Desgevallend deelnemen aan onderhandelingen en contractsluitingen.

Je ondersteunt de verantwoordelijken van de dienst procurement. Dithoudt onder meer in:

• Voorbereiden van beslissingen die binnen het domein van deverantwoordelijken van de dienst worden genomen bv. budget, behoefteanalyse.
• Opvolgen van en rapporteren over de evolutie van de behoeftes,aankoopdossiers, budgetten, behaalde resultaten en/of doelstellingen(o.a. KPI’s).
• Assisteren bij het beheer van de contracten database.

Wat maakt van jou de perfecte Procurement Expert?

• Je behaalde bij voorkeur een Masterdiploma en je hebt reeds enigerelevante werkervaring of je behaalde een professionele Bachelor enje hebt minstens 5 jaar relevante ervaring.
• Je hebt een sterke analytische mind en gaat uiterst nauwkeurig enkritisch te werk.
• Ervaring met of kennis van de wetgeving overheidsopdrachten,aankoop- en onderhandelingstechnieken zijn wenselijk.
• Je hebt gevoel voor organisatie en methode.
• Je schat de gevoeligheid van dossiers correct in en je kuntcorrect omgaan met vertrouwelijke informaties.
• Je communiceert vlot en helder in het Nederlands en het Frans,zowel mondeling als schriftelijk, kennis van het Engels is noodzakelijk.
• Je bent klantgericht, gericht op verbetering en probleemoplossend.Door je kritische blik draag je bij aan continuous improvement.
• Je ben in staat om individueel dossiers te behandelen, maar jewerkt ook graag in teamverband.
• Administratief werk schrikt jou niet af.
• Je schrijft foutloze en duidelijke teksten
• Ervaring met het gebruik van ERP-systemen is een extra troef.

In het kader van de vacature waarvoor u zich kandidaat stelt dienen wij uw bijzondere aandacht te vestigen op het feit dat de kandidaten voor het uitoefenen van een functie bij skeyes voorafgaandelijk een veiligheidsverificatie dienen te ondergaan dewelke uitgevoerd wordt door de Nationale Veiligheidsoverheid. Meer informatie

Werken bij skeyes

He