Employée administrative

Au sein d'une petite équipe, vous serez amené.e à accomplir, selon votre affectation à l’un ou l’autre service (service administratif général ou financier), des tâches administratives touchant :

• au cadre budgétaire, à la comptabilité et à l'équilibre financier du C.P.A.S. (gestion des dépenses et des recettes des services ordinaire et extraordinaire) :
  • traitement des recettes : facturation et tarification, élaboration des droits constatés et des états de recouvrement des recettes, récupération des diverses créances du Centre, suivi et élaboration des formulaires de récupération des subventions, … ;
  • traitement des dépenses : bons de commande, engagements, factures, imputation et mandatement des dépenses, préparation des paiements, ...
  • aide à l’élaboration du budget, de propositions de modifications budgétaires, …;
  • gestion des caisses et des chèques ALE;
  • gestion des clients du service IDESS (enquête sur les ressources du ménage, tarification, tenue à jour du listing des clients, courriers, …);
  • support aux collègues chargé.e.s de la gestion administrative des dossiers sociaux : vérification du calcul du revenu d’intégration sociale et aide équivalente, encodage des propositions et notifications des décisions, préparation des paiements, droits constatés et récupération des aides, traitement des allocations de chauffage fédérales, … ;
• à la gestion de dossiers et de projets du C.P.A.S., en assurant :
  • la constitution et le suivi de ceux-ci dans divers domaines (aide sociale, ressources humaines, marchés publics, RGPD, finances, logement, informatisation de la gestion des délibérations et du parcours décisionnel lié à l’aide sociale, …), sous la supervision du Directeur général et/ou de la Directrice financière (assister à des réunions, rédiger des rapports et des délibérations, planifier, concevoir et formuler des propositions, assurer le respect des procédures et de la législation, coordonner, établir des statistiques, …);
  • un reporting régulier de vos activités et des avancées des dossiers à la ligne hiérarchique ;
• à la gestion des ressources humaines :
  • assurer la gestion administrative du personnel, dont notamment les DMFA, le calcul et le mandatement des salaires, des pécules de vacances et des primes, la gestion des maladies et accidents de travail, le pointage, les congés et les absences, les recrutements, la rédaction des contrats, des C4 et de délibérations, la gestion de la carrière administrative des agents (congé parental, interruption de carrière, reprise partielle du travail, formation, pause-allaitement, progression d’échelle barémique, …), l’établissement des fiches fiscales et des horaires, la gestion du registre du personnel, les déclarations Dimona et la gestion des déclarations de risques sociaux, les déclarations INAMI, APE, Maribel social, les statuts et règlement de travail, la gestion et le suivi des rendez-vous à la médecine du travail;
  • calculer les évolutions de carrière;
  • gérer les documents sociaux (allocations familiales, demande de renseignements d’organismes divers, …);
  • constituer et gérer les dossiers liés à divers subsides (emploi, IDESS, ILI, SIS, ILA, …) ;
• aux marchés publics : recherche des renseignements préalables (sociétés, estimation des coûts, …), préparation du cahier spécial des charges / de la description technique, lancement et suivi de la procédure, vérification du respect de la procédure (de la législation), établissement du rapport d’attribution et des différentes délibérations liées aux marchés publics, préparation des annexes au compte, …;
• aux affaires générales et au secrétariat : accueil du public, rédaction de courriers divers, gestion des appels téléphoniques, classement et archivage, gestion du courrier entrant et sortant, …, en fonction des besoins des services.

La liste des tâches ci-dessus est non exhaustive, et peut dès lors être adaptée en fonction des besoins des services du C.P.A.S.