Administratief medewerker, deeltijdse vervanging

Je neemt tijdelijk de administratieve rol op je en zorgt ervoor dat facturen correct de deur uitgaan en binnen komen, dat abonnementen en licenties op punt staan en dat collega’s en zaakvoerders kunnen rekenen op een vlotte opvolging. Je werkt in een goed gestructureerde functie met duidelijke werkwijzen, zodat je snel op kruissnelheid zit.

Jouw taken

• Uitgaande facturatie in CRM Teamleader (workflow per onderdeel wordt uitgelegd)
  • Facturatie voor alarmen en camera’s, trappentorens en stellingen, en artikelen in verkoop, inclusief het aanvragen en opvolgen van pro forma’s bij aannemers waar nodig
  • De huurkaft nakijken en up-to-date houden als basis voor de facturatie
  • Rappels voor vervallen facturen versturen in samenspraak met de zaakvoerders
• Inkomende facturatie
  • Documenten klasseren van zodra ze betaald zijn
• Abonnementen en licenties beveiliging
  • Facturatie en onderhoud van de Excel-lijst, met controle tegenover de inkomende facturen
  • Simkaarten activeren of deactiveren in overleg met de collega’s van beveiliging
• Communicatie en kantoorbeheer
  • Beheer van de info-mailbox en het doorsturen van aanvragen naar de juiste collega of het juiste departement