Administratief Assistent Medisch Secretariaat

Administratief Assistent Medisch Secretariaat (M/V/X)

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

Fedasil zoekt een

voor het Aanmeldcentrum – Dispatching

Je biedt dagelijks ondersteuning aan uw leidinggevende en collega’s en draagt zo bij aan een vlotte organisatie en goede werking van de dienst. Als medisch administratief assistent sta je onder meer in voor het beheer van dossiers en afspraken en voor de communicatie met verschillende gesprekspartners. Op die manier ondersteunje de verpleegkundigen en artsen in hun dagelijkse werkzaamheden en draag je bij aan een efficiënte werking van de medische dienst.

Het Aanmeldcentrum (AMC) behoort tot het departement “Aankomst” en werd opgericht in december 2018 als het enige centrum waar de Verzoekers om Internationale Bescherming (VIB) zich kunnen aanmelden. De missie van het centrum is het identificeren van noden en het eerste onthaal van de VIB. Het aankomsttraject bestaat uit een kort verblijf inclusief materiële hulpverlening en identificatie van de belangrijkste noden van de verzoekers van de internationale bescherming (VIB) met als doel ze te kunnen laten doorstromen naar een opvangcentrum.

Het AMC bestaat uit twee operationele afdelingen: “Dispatching” en de afdeling “Ontvangst & Oriëntatie”.

Dispatching coördineert de dagelijkse toewijzing van opvangplaatsen voor asielzoekers en andere vreemdelingen die recht hebben op opvang. Ze zorgt voor een efficiënte interne doorstroming van deze mensen binnen het opvangnetwerk van het land. Ze implementeert het optimale bezettings- en aanwijzingsbeleid voor het opvangnetwerk, rekening houdend met de specifieke noden van de doelgroep.

De personeelsleden in de afdeling dispatching zorgen voor de eerste sociale en medische screening van de VIB met als doel de gepaste opvang in het aankomsttraject toe te wijzen.

De medische dienst bestaat momenteel uit 9 verpleegkundigen, 3 medisch secretaresses en een medisch verantwoordelijke. Binnenkort wordt het team verder versterkt met een extra arts.

De personeelsleden in de afdeling Ontvangst & Oriëntatie verzekeren de omkadering van de bewoners tijdens het eerste aankomsttraject (de eerste ontvangst). Deze opvang duurt in normale omstandigheden gemiddeld enkele dagen. Het centrum heeft hiervoor een capaciteit van 850 bewoners en bestaat uit 250 personeelsleden.

(meer informatie over het centrum in kwestie vind je op www.fedasil.be ).

Je staat de verpleegkundigen en de artsen bij in het uitvoeren van hun administratieve taken:

Je draagt bij tot de goede en vlotte flow van de vragen die binnen komen per telefoon, mail of per fax.

Je bent verantwoordelijk voor het opzoeken, aanmaken, voorbereiden, klasseren en correct archiveren van dossiers.

Je behandelt mee het afsprakensysteem binnen de eigen medische dienst en met externe medische partners (oa ziekenhuisafspraken).

Je houdt de contactlijsten van de dienst up to date, zoals bvb. de contactlijst van bestaande en nieuwe opvangstructuren, contactlijst ziekenhuisdiensten/artsen, …

Je behandelt ook alle facturen die een verband hebben met de medische dienst in samenwerking met de facturatiedienst.

Je maakt verschillende verzoekschriften die nodig zijn voor de verschillende consultaties en andere externe organisaties.

Je draagt bij tot het digitaliseren, logisch ordenen en bijhouden van medische documenten, verslagen, werkinstrumenten… voor de dienst.

Je staat in voor het stockbeheer en plaatst de nodige bestellingen op vraag van de arts en/of de verpleegkundige.

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be

Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een medische administratieve richting.

Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.

Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, …

Je hebt voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare multiculturele doelgroep.

Generieke competenties

INFORMATIE ANALYSEREN: Gericht analyseren van g