Contract- en projectadministrator

Als contract- en projectadministrator van het Departement Biomedische Wetenschappen maak je deel uit van een team van zeven medewerkers en rapporteer je rechtstreeks aan de departementsbeheerder. Je werkt nauw samen met de research manager van het departement, met de wetenschappelijke medewerkers en projectpromotoren en met de medewerkers van de centrale beheersdiensten.

Jouw taken:

• Je ondersteunt de research manager van het departement bij het opstellen en reviewen van diverse types onderzoeks-gerelateerde contracten en beheert de overeenkomsten zelfstandig. Je formuleert op eigen initiatief oplossingen voor complexe of gevoelige dossiers.
• Je bent eindverantwoordelijke voor de financiële en administratieve opvolging van de jou toegewezen projecten. Je volgt de projecten op vanaf contractonderhandeling in de post-award fase tot bij de afsluiting (administratieve en financiële rapportering, audits). Je overlegt intensief met de (internationale) partners en financieringsinstellingen, de promotoren en onderzoekers van het ITG en de centrale beheersdiensten.
• Je zorgt voor de dagelijkse verwerking en controle van financiële data van de projecten en rapporteert hierover aan de betrokkenen en aan de financier. Je staat in voor de juistheid en volledigheid van die rapportering.
• Je beschikt over een gedetailleerde kennis van de verschillende contracttypes en van de administratieve en financiële regelgeving van financiers; je volgt wijzigingen op, interpreteert, coördineert met de onderzoekers en implementeert.
• Je verzorgt het personeels- en budgetbeheer van de aan jou toegewezen diensten en bewaakt daarbij de inzet van medewerkers en middelen over de projecten heen.
• Je bent het aanspreekpunt voor je collega’s bij complexere budget- en contract technische vragen en coördineert de opvolging van gedeelde of interdepartementele projecten.
• Je analyseert de administratieve en financiële processen en systemen, formuleert voorstellen voor structurele verbetering en implementeert die in overleg met de departementsbeheerder.