QA Process Support – Document Management | Geel

Een internationale marktleider binnen de farmaceutische en gezondheidssector, actief in meer dan 60 landen. De organisatie ontwikkelt innovatieve geneesmiddelen en medische oplossingen en staat bekend om haar sterke focus op kwaliteit, compliance, innovatie en patiëntenzorg.Voor een professionele, gereguleerde omgeving zoeken we een nauwkeurige Administrative Support – Quality & Document Management. Je ondersteunt kwaliteitsprocessen, beheert documentatie en trackers, volgt deadlines en stakeholders op en werkt met Excel, Word, PDF en TruVault. Ideaal voor een administratief sterk en georganiseerd profiel met oog voor detail.

Ben jij administratief sterk, werk je uiterst nauwkeurig en hou je ervan om structuur te brengen in processen en documentatie? Voor een kwaliteitsgerichte en gereguleerde omgeving zoeken we een QA Process Support die ondersteuning biedt bij gap assessments en document management.

In deze functie combineer je administratie, stakeholderopvolging en kwaliteitscontrole. Je zorgt ervoor dat informatie correct wordt verwerkt, deadlines worden opgevolgd en documenten en processen volgens de afgesproken procedures worden beheerd.

Jouw verantwoordelijkheden

Gap Assessment Support

• Je beheert en volgt de centrale mailbox voor gap assessments op.

• Je identificeert of bevestigt de juiste Local Process Owner (LPO) en neemt contact op met de betrokken stakeholders.

• Je houdt de Excel-tracker correct en volledig up-to-date.

• Je bewaakt deadlines en volgt openstaande acties proactief op.

• Je voert een eerste controle uit op gap assessments en herkent veelvoorkomende fouten.

• Je beantwoordt basisvragen van stakeholders over het proces.

• Je stemt af met de Trainingsafdeling wanneer bijkomende training of opvolging nodig is.

• Je genereert en controleert periodieke rapporten via bestaande geautomatiseerde rapportering.

• Je signaleert terugkerende problemen en denkt mee over mogelijke procesverbeteringen.

Document Management & TruVault

• Je beheert en volgt de mailbox voor document management op.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor basisvragen over het standaard documentmanagementproces.

• Je uploadt procedures en voert administratieve controles uit in TruVault.

• Je start documentflows op en zorgt voor de correcte circulatie in het systeem.

• Je volgt stakeholders op rond reviewdata, correcties en openstaande acties.

• Je controleert de volledigheid en correctheid van metadata.

• Je zorgt voor de uitgifte van gecontroleerde kopieën volgens de geldende procedures.

• Je maakt, wijzigt en onderhoudt documenttemplates.

• Je ondersteunt bij elektronische templates in Word en PDF.

• Complexere technische of compliancegerelateerde vragen escaleer je naar de juiste Process Owner of Subject Matter Expert.

• Een boeiende opdracht binnen een internationale en gerenommeerde organisatie in de farmaceutische sector.
• Een functie waarin je ervaring opdoet met Quality, document management en gereguleerde processen.
• Samenwerking met verschillende afdelingen en stakeholders in een professionele omgeving.
• Een mooie kans voor een junior profiel om relevante ervaring op te bouwen.
• Een langlopende opdracht tot eind 2027.
• Een fulltime functie on-site.

Wie zoeken we?

Je bent iemand die graag gestructureerd werkt en voldoening haalt uit correcte administratie en goed georganiseerde processen. Je hoeft nog geen jarenlange ervaring te hebben: deze functie is ook interessant voor een junior profiel met 0 tot 2 jaar werkervaring.

Daarnaast:

• Heb je een Bachelor-/universitair diploma of gelijkwaardig niveau.

• Werk je zeer nauwkeurig en heb je oog voor detail.

• Kun je verschillende taken, deadlines en stakeholders tegelijk opvolgen.

• Communiceer je duidelijk en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.

• Kun je zelfstandig werken binnen vastgelegde processen en procedures.

• Heb je een goede praktische kennis van Microsoft Excel en Word.

• Kun je werken met PDF-tools en elektronische templates.

• Kun je basiscontroles uitvoeren en terugkerende fouten herkennen.

• Ben je sterk in planning, prioriteiten stellen en opvolging.

Een extra troef

Ervaring met TruVault of een vergelijkbaar elektronisch documentmanagementsysteem is mooi meegenomen.

Ook ervaring binnen een farmaceutische, QA-, GMP- of andere gereguleerde omgeving is een