Allround administratief medewerker | KwadrO Genk

Ben jij iemand die graag overzicht houdt, verantwoordelijkheid neemt en ervoor zorgt dat alles vlot blijft draaien?

Hou je van afwisseling, ben je administratief sterk, goed met cijfers én werk je graag samen met verschillende afdelingen?

Dan zijn wij misschien op zoek naar jou

Voor de versterking van ons team zoeken we een Allround Administratief Medewerker die mee instaat voor de dagelijkse administratieve en organisatorische werking van ons bedrijf.

Je krijgt bij ons geen functie waarin je iedere dag hetzelfde doet. Je wordt een centrale schakel binnen onze organisatie en ondersteunt verschillende domeinen: van algemene administratie, verkoop en planning tot boekhouding en HR.

Je werkt nauw samen met de directie en onze verschillende afdelingen, maar krijgt tegelijk het vertrouwen en de autonomie om zelfstandig verantwoordelijkheid op te nemen.

Algemene administratie, verkoop & planning

Je helpt ervoor zorgen dat onze dagelijkse organisatie vlot draait en ondersteunt je collega’s waar nodig.

Je taken omvatten onder andere:

• behandelen en opvolgen van post en e-mail;
• beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoongesprekken;
• administratief opvolgen van lopende dossiers;
• verzorgen en opvolgen van aankopen bij algemene leveranciers;
• opvolgen van verzekeringen en algemene administratie;
• administratieve ondersteuning van onze verkoopafdeling;
• ondersteuning van onze planning en opvolging van administratieve processen;
• mee bewaken dat informatie, documenten en dossiers correct en tijdig bij de juiste personen terechtkomen;
• ondersteunen van directie en collega’s bij uiteenlopende administratieve en organisatorische vragen;
• bijspringen waar nodig om ervoor te zorgen dat onze dagelijkse werking vlot verloopt.

Boekhouding & financiële administratie

Ook onze financiële administratie vormt een belangrijk onderdeel van je functie.

Je staat onder andere in voor:

• controleren van aankoopfacturen;
• analytisch verwerken en inboeken van aankoopfacturen;
• uitvoeren en opvolgen van de dagelijkse boekhouding in Yuki;
• voorbereiden en opvolgen van de maandelijkse btw-aangiftes;
• maandelijks rapporteren van de belangrijkste boekhoudkundige cijfers;
• voorbereiden van de maand- en jaarafsluitingen in samenwerking met ons externe boekhoudkantoor;
• mee bewaken van een correcte en tijdige financiële administratie.

HR & personeelsadministratie

Daarnaast ondersteun je de dagelijkse personeelsadministratie en ben je mee aanspreekpunt voor onze medewerkers.

Je zorgt onder andere voor:

• een correcte en tijdige loon- en personeelsadministratie in samenwerking met het sociaal secretariaat;
• maandelijkse verwerking van verkoopcijfers en commissielonen;
• beantwoorden en opvolgen van HR-gerelateerde vragen van medewerkers en leidinggevenden;
• verzamelen, registreren, controleren en actualiseren van personeelsinformatie;
• administratieve opvolging van verlof, ziekte, verzekeringen, wagenpark en andere personeelsgerelateerde zaken.

Wie zoeken we?

We zoeken vooral een allrounder met een echte hands-onmentaliteit.

Iemand die verantwoordelijkheid neemt, initiatief toont en niet afwacht wanneer er iets moet gebeuren. Je houdt ervan om zaken vast te pakken, oplossingen te zoeken en mee te denken met de organisatie.

Je brengt structuur, bewaart het overzicht en bent bereid om bij te springen waar nodig. Geen dag is helemaal hetzelfde en net die afwisseling geeft jou energie.

Je hoeft niet op elk domein specialist te zijn. Wat we wél belangrijk vinden, is dat je werk ziet, initiatief neemt en ervoor zorgt dat zaken vooruitgaan.

• hebt relevante ervaring binnen een administratieve functie met boekhoudkundige taken;
• beschikt over voldoende boekhoudkundige kennis om zelfstandig de dagelijkse financiële administratie op te volgen;
• bent sterk met financiële cijfers en data;
• hebt bij voorkeur ervaring met Yuki of leert nieuwe software snel aan;
• hebt een uitgesproken hands-onmentaliteit: je ziet werk, neemt initiatief en pakt zaken zelfstandig vast;
• denkt in oplossingen en wacht niet af tot iemand anders een probleem oppakt;
• bent flexibel en bereid om bij te springen waar de organisatie je nodig heeft;
• werkt stipt, nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig;
• schakelt gemakkelijk tussen administratie, finance, HR, verkoop en planning;
• communiceert vlot, positief en klantvriendelijk;
• behoudt overzicht en rust wanneer het druk wordt;
• bent collegiaal en werkt graag samen met verschillende afdelingen;