Planning- en administration coördinator

GentFeeling good works great
- Het is niet voor niets onze visie als het over onze medewerkers gaat.
Attentia Academy laat professionals en organisaties groeien. Sociale wetgeving en reglementering in preventie en bescherming en payroll evolueren altijd. Ook in andere soft & hard HR-domeinen gaat de transformatie hard. Onze opleidingen zorgen voor een continue groei: als professional, als organisatie. Attentia Academy plant en organiseert opleidingen voor klanten met als thema Well-being en/of HR. Momenteel zoeken wij een nieuwe collega Planning
- en administration coordinator om samen met de collega’s alles omtrent de verschillende opleidingen die Attentia aanbiedt te organiseren. Meer info over Attentia Academy vind je hier.
Het betreft een tijdelijke functie ter ondersteuning van het team van Attentia Academy. De exacte duurtijd van de opdracht ligt momenteel nog niet vast.
Ben jij een echte planner en organisator?Als organisator zorg je voor het daadwerkelijk plannen en organiseren van de gesloten (inhouse) opleidingen. Je regelt en boekt locaties, plant de juiste trainer, zorgt voor het lesmateriaal, legt de planning vast in ons systeem, levert attesten aan de deelnemers, annuleert en (her)plant opleidingen waar nodig. Wanneer de opleidingen plaatsvinden zorg je waar nodig ook voor dagelijkse bijsturing (bv; als de docent ziek is) Je kan je voorstellen dat je hierin snel moet kunnen schakelen. In dit proces puzzel je projectmatig mee en zoek je naar een snelle en pragmatische oplossing samen met het team.
Je takenpakket bestaat uit:Organiseren (digitale) opleidingen en nieuwe productenVerantwoordelijk zijn voor de organisatie en planning van opleidingen voor onze klanten.
In samenwerking met je collega’s werk je mee aan het verbeteren van ons opleidingsaanbod en het beschikbaar stellen van nieuwe opleidingen voor onze klanten.
Administratieve ondersteuning, zoals bijv. de opmaak van attesten, controle van de facturatie, opmaak van bestelbonnen, reservatie van de zalen…Werken volgens bestaande procedures en processen en voorstellen doen tot verbetering.
Begeleiden van klanten en docentenCentraal aanspreekpunt voor de klant, de deelnemers en de trainers. Om dit te realiseren werken we als team samen in een shared mailbox en zijn we telefonisch bereikbaar.
Opvolging van de geplande opleidingen, de klachten en de annulaties.
Samen met de dienst marketing de bestaande en nieuwe opleidingen vermarkten. Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van de leads die hieruit komen.
Herken je jezelf hierin?Heb je sterke organisatorische skills en word je bovendien graag uitgedaagd door prioriteiten, deadlines en dat tikkeltje gezonde stress?Kan je zonder nadenken omschakelen van het Nederlands naar het Frans? Dan is deze functie zeker voor jouKan je bovendien de volgende kwalificaties en skills voorleggen?Bachelor diploma en een eerste ervaring in een soortgelijke functie;Bij wijzigende omstandigheden je flexibel opstellen;Steeds op zoek gaan naar oplossingen en kritisch nadenken over de manier van werken;Een oog voor detail en nauwgezet werken;Een sterke teamgeest, verantwoordelijkheidsgevoel en autonoom kunnen werkenEn vooral met véél positieve goesting, drive en enthousiasme deze uitdaging willen aangaanDan ben jij de geknipte kandidaatWord Attentiaan en ervaar ‘Feeling good works great’:Attentia is dé HR en Well-being partner voor bedrijven in België. Door onze kwalitatieve en innoverende adviezen, dienstverlening en solutions zorgen wij ervoor dat de medewerkers van onze klanten zich geconnecteerd, gezond, veilig en rewarded voelen in een organisatie die compliant en performant is. Want gelukkige medewerkers zijn de kracht achter succesvolle organisaties. Ruim 815 Attentianen zetten zich dagelijks in om dit te realiseren.
Feeling good works great is niet alleen een belofte naar onze klanten, maar ook wat we intern, binnen Attentia, willen waarmaken. We doen dit, onder andere, door:De werkervaring zo aangenaam mogelijk te maken. Werk je in onze kantoren dan geniet je van alle digitale en ergonomische comfort. Onze kantoren zijn niet alleen functioneel zo ingericht dat je alles hebt om je job goed te doen, maar het zijn ook echte ontmoetingsplekken. De ingerichte coffee corners met gratis koffie zijn een geliefde plek voor een babbel met collega’ en de lounge nodigt dan weer uit om op vrijdag een glaasje te drinken met de collega’s. De meeste van onze kantoren zijn vlot bereikbaar. Indien de job het toelaat is het mogelijk om af en toe van thuis uit te werken. Hier worden concrete afspraken gemaakt met jouw manager en de teamleden.
Bij Attentia vinden we duurzaamheid belangrijk. Duurzaam groeien als organisatie, duurzaam groeien als medewerker, met aandacht voor milieu en maatschappij. We organiseren tal van initiatieven om jouw ontwikkeling te ondersteunen. Je geeft zelf richting aan je ontwikkeling in de jaarlijkse welzijns-, ontwikkel
- en groeigesprekken. Er zijn vele en diverse opleidingsmogelijkheden én je hebt onbe