rechterhand van de praktijkhouder

Praktijk Eigenwijs zoekt een administratief medewerker, praktijkcoördinator, rechterhand

Bij Eigenwijs werken we elke dag met mensen. Een ouder die belt met een vraag, een cliënt die voor het eerst binnenkomt, een therapeut die tussen twee afspraken iets geregeld wil krijgen. Achter die dagelijkse momenten zit heel wat organisatie.

Daarvoor zoeken we een nieuwe collega. Iemand die mensen op hun gemak stelt, graag dingen regelt en ervoor zorgt dat afspraken en administratie goed opgevolgd worden.

Wat houdt je job in?

Je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor cliënten, ouders en ons team. Je ontvangt bezoekers, beantwoordt telefoons en mails en volgt nieuwe aanmeldingen op. Praktische vragen neem je zelf op; voor zorginhoudelijke vragen schakel je de juiste therapeut in.

Je houdt onze agenda’s en de planning van de therapielokalen mee op orde. Verandert er iets of loopt een planning vast? Dan kijk je wat mogelijk is en stem je af met de betrokken collega’s.

Ook achter de schermen zorg je dat alles klopt. Je houdt cliëntendossiers bij, maakt documenten klaar, volgt facturen en betalingen op en verzamelt de stukken voor de boekhouding. Voor de personeelsadministratie volg je onder meer uren, verlof en afwezigheden op. Je onderhoudt contact met het sociaal secretariaat en helpt de praktische en administratieve zaken regelen wanneer een collega start of vertrekt.

Daarnaast heb je oog voor wat de praktijk nodig heeft: materialen die besteld moeten worden, een praktisch probleem dat opgelost moet raken of een afspraak die wat extra opvolging vraagt.

We rekenen ook op jouw hulp om te laten zien wat er bij Eigenwijs gebeurt. Je denkt mee over onderwerpen voor Facebook en Instagram, maakt eenvoudige posts of flyers en houdt de communicatie mee op gang. Daarbij ga je zorgvuldig om met privacy en toestemming.

Het is dus een afwisselende job, waarin je veel zelf kunt opnemen en regelmatig afstemt met het team.

Wie past bij ons?

Je krijgt voldoening van zaken die goed geregeld zijn. Je ziet wat er moet gebeuren, stelt prioriteiten en volgt een taak op tot ze afgewerkt is. Ontbreekt er informatie? Dan vraag je die op. Loopt iets moeilijker dan verwacht? Dan zoek je mee naar een oplossing en trek je tijdig aan de bel.

Je werkt nauwkeurig en houdt het hoofd koel wanneer de telefoon gaat terwijl er iemand aan het onthaal staat. Je blijft vriendelijk, kunt luisteren en durft ook duidelijk te zijn. Met vertrouwelijke informatie ga je vanzelfsprekend discreet om.

Je werkt vlot met Word, Excel en Outlook en vindt het fijn om nieuwe digitale toepassingen te leren kennen. Cijfers en financiële administratie schrikken je niet af. Je schrijft helder en correct; ervaring met Canva en sociale media komt goed van pas.

Je hoeft dit hele takenpakket nog niet eerder gedaan te hebben. We zoeken vooral iemand die inzicht heeft, zelfstandig kan organiseren en wil bijleren. Ervaring in een administratieve of coördinerende functie is mooi meegenomen. Je durft vragen stellen, staat open voor feedback en voelt je mee verantwoordelijk voor een praktijk die goed draait.

Wat mag je van ons verwachten?

Je komt in dienst voor 4/5 of voltijds en werkt samen met een multidisciplinair team. Je krijgt een brede functie, met verantwoordelijkheid en ruimte om zelf initiatief te nemen. Je bent écht onze rechterhand.

Je leert onze werking van dichtbij kennen en kunt mee nadenken over wat handiger of eenvoudiger kan. Jouw werk maakt elke dag een verschil: collega’s kunnen op je rekenen en cliënten en ouders voelen zich goed geholpen.