Directieassistent

Voor Theo Boons België zoeken we een directieassistent die ondersteunt bij het dagelijks beheer van administratieve taken en logistieke organisatie. In deze rol zal je het aanspreekpunt zijn voor interne en externe communicatie, zorgdragen voor een efficiënte werkomgeving en bijdragen aan het soepel functioneren van de directie. U werkt nauw samen met de directie en andere afdelingen, waarbij u prioriteiten stelt en flexibel omgaat met wisselende werklasten. Uw doel is om de directie vrij te maken voor strategische activiteiten door administratieve en organisatorische zaken professioneel af te handelen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Beheren van mailverkeer: ontvangen, sorteren, prioriteren en doorsturen van correspondentie; opstellen en verzenden van e-mails namens de directie
• Organiseren en coördineren van vergaderingen: reserveren van vergaderzalen, uitnodigingen versturen, agenda's synchroniseren en notulen bijhouden
• Voorbereiding en opruiming van vergaderzalen: zorgdragen voor beschikbaarheid van materialen, technische ondersteuning en een professionele omgeving
• Beheer van agenda's en afspraken: plannen van vergaderingen, reizen en andere activiteiten; herinneringen instellen en wijzigingen communiceren
• Administratieve ondersteuning: verwerken van documenten, archivering, voorbereiding van rapporten en dossiers
• Ondersteuning bij projecten: assistentie bij voorbereiding van presentaties, vergaderingsmaterialen en andere projectgerelateerde taken