Secrétaire de direction

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et à l’aise avec la gestion de nombreux dossiers en parallèle ?
Vous recherchez une fonction polyvalente dans laquelle votre sens des responsabilités et votre capacité d’anticipation sont essentiels ?
Le secteur de la construction et de l’aménagement paysager vous intéresse et vous souhaitez jouer un rôle central auprès de la direction ?

Notre client recherche un(e) Secrétaire de direction pour renforcer son organisation et assurer un soutien administratif, logistique et opérationnel de qualité auprès de la direction et des équipes.

Votre rôle au quotidien

En lien direct avec la direction, vous êtes un véritable point de référence pour le suivi administratif de l’entreprise. Vous intervenez aussi bien dans la gestion des chantiers que dans l’administration du personnel, la logistique interne, le suivi réglementaire et la préparation de différents dossiers.

Votre capacité à anticiper, organiser, contrôler et assurer le suivi des différentes échéances sera essentielle à la bonne tenue de la fonction.

Administration et suivi des chantiers

• Assurer l’ouverture administrative des nouveaux chantiers et leur attribuer un numéro de dossier.
• Actualiser les différents tableaux de suivi : commandes, chantiers, archives, planning, etc.
• Encoder et mettre à jour les informations dans Hit-Office : offres, adresses de livraison, mobilités, jours ouvrables, cautionnements, déclarations de chantier, agréations…
• Organiser les différents aspects logistiques nécessaires au bon déroulement des chantiers : WC, cachets, journaux de travaux, panneaux de signalisation…
• Établir les bons de commande à destination des sous-traitants et transporteurs.
• Préparer les dossiers de réception provisoire et définitive.
• Assurer le suivi des cautionnements jusqu’à leur libération.
• Rédiger les attestations de bonne exécution et les fiches de référence.

Administration du personnel

• Constituer les dossiers administratifs des nouveaux collaborateurs.
• Préparer et centraliser les documents nécessaires à leur accueil, leur sécurité et leur suivi.
• Organiser l’attribution du matériel, des vêtements de travail et des EPI.
• Encoder et actualiser les données du personnel dans Hit-Office.
• Tenir à jour les listes relatives aux GSM, adresses e-mail, certificats VCA, formations, organigramme, habilitations, permis de conduire, absences et contacts d’urgence.
• Encoder les prestations quotidiennes des équipes et contrôler celles-ci dans Hit-Online.
• Assurer le suivi du planning journalier.
• Gérer les déclarations Checkin@work.
• Effectuer les déclarations de chômage et d’intempéries lorsque la situation l’exige.
• Assurer le suivi administratif des intérimaires, stagiaires et sous-traitants.

Logistique et services généraux

• Actualiser les tableaux de suivi relatifs au matériel, aux véhicules et au personnel.
• Superviser les stocks d’EPI, de vêtements et de chaussures de sécurité.
• Planifier les rendez-vous de contrôle technique et préparer les documents nécessaires à l’atelier.
• Gérer la centrale téléphonique et le système Telenaro.
• Préparer les réunions et les différents éléments administratifs nécessaires.
• Passer les commandes courantes : fourniture de bureau, produits d’entretien, boissons…
• Constituer les dossiers d’agréation et en assurer le suivi.
• Préparer les documents nécessaires aux contrôles VCA et aux contrôles AIB-Vincotte.
• Rédiger différents courriers, tableaux, documents et supports administratifs pour la direction.
• Réaliser les publipostages et préparer les documents destinés à la signature des ouvriers.
• Participer à l’organisation des événements internes et des cadeaux de fin d’année.
• Assurer le suivi de différentes prestations de maintenance et de services extérieurs.
• Traiter les amendes routières via Justonweb.
• Assurer le suivi des autorisations de transport exceptionnel.
• Préparer les dossiers relatifs aux permis BE, C, CE et CAP en collaboration avec l’auto-école.
• Contrôler les échéances liées aux cartes chauffeurs.
• Participer à la préparation et au suivi de l’audit annuel CO2.