Administratif.ve - planification, gestion et location de salles (H/F/X)

Votre mission

Vous assurez la gestion quotidienne des locations de salles et des accueils potentiels sur site. Vous êtes un interlocuteur privilégié pour les organisateurs, les partenaires et les usagers, en garantissant un accueil de qualité et un suivi rigoureux des dossiers. Vous participez également au bon fonctionnement de la billetterie. Vous êtes en étroite collaboration avec votre coordinateur et l’ensemble de l’équipe.

Gestion des locations

• Accueillir et conseiller les organisateurs ;
• Gérer les demandes de réservation ;
• Élaborer les devis, contrats de location et factures ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers ;
• Établir l’état des lieux d’entrée et de sortie des locations ;
• Coordonner les informations avec les équipes techniques et d'entretien ;
• Veiller au respect des règlements d'occupation.

Gestion de la billetterie

• Paramétrer les événements dans le logiciel de billetterie ;
• Mettre en vente les spectacles et assurer leur suivi ;
• Gérer les réservations, ventes en ligne et ventes au guichet ;
• Assurer le suivi des abonnements, invitations, tarifs préférentiels et gratuités ;
• Réaliser les clôtures de caisse et les rapports de fréquentation.

Planification des salles

• Gérer le calendrier d'occupation des salles et des équipements ;
• Coordonner les réservations internes et externes ;
• Anticiper les conflits de planning ;
• Diffuser les plannings auprès des équipes concernées.

Relations publiques

• Accueillir les publics et les fournisseurs ;
• Informer le public sur la programmation et les services proposés ;
• Le cas échéant, participer à l’organisation et au déroulement des activités.