Business & Executive Assistant

Een centrale rol binnen een groeiend interieurarchitectuurbureau

Glaede is een groeiend interieurarchitectuurbureau gespecialiseerd in het ontwikkelen en realiseren van professionele werkomgevingen.
We zijn een klein en ambitieus team en werken voor uiteenlopende Belgische en internationale organisaties. Om onze verdere groei mogelijk te maken, zoeken we iemand die rechtstreeks samenwerkt met de CEO en een centrale ondersteunende rol binnen Glaede opneemt.
Je functie bestaat uit drie belangrijke domeinen: marketing, sales en directe ondersteuning van de CEO.
Naarmate je onze organisatie, klanten en projecten beter leert kennen, groeit ook je verantwoordelijkheid. Op termijn ontwikkel je je tot een centraal organisatorisch aanspreekpunt binnen Glaede.
Het is daarmee geen klassieke assistentenfunctie. Je staat midden in de onderneming en bent betrokken bij vrijwel alle aspecten van onze dagelijkse werking.

1. Marketing & communicatie

Je zorgt samen met de CEO voor de dagelijkse marketing en zichtbaarheid van Glaede.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• beheer van onze LinkedIn-bedrijfspagina en andere relevante socialmediakanalen;
• opstellen, plannen en publiceren van content;
• schrijven en redigeren van LinkedIn-posts, blogs en nieuwsberichten;
• actualiseren en onderhouden van onze website;
• verzamelen en verwerken van content uit lopende en gerealiseerde projecten;
• ondersteunen bij marketingcampagnes en andere communicatie-initiatieven;
• bewaken van de continuïteit en kwaliteit van onze externe communicatie;
• meedenken over hoe we Glaede als merk verder zichtbaar en herkenbaar maken.

Je hoeft geen grafisch ontwerper of ervaren marketeer te zijn. We zoeken vooral iemand die sterk kan schrijven, gevoel heeft voor communicatie en zelfstandig werkzaamheden kan organiseren en opvolgen.

2. Sales & commerciële ondersteuning

Een tweede belangrijk onderdeel van je functie is het ondersteunen én uitvoeren van onze commerciële activiteiten.

• beheert en actualiseert ons CRM;
• verwerkt nieuwe prospects en contactgegevens;
• ondersteunt bij het opbouwen en beheren van prospectlijsten;
• verstuurt gerichte prospectiemails;
• voert zelf telefonische prospectie uit;
• volgt commerciële acties en opportuniteiten op;
• ondersteunt bij het voorbereiden en opmaken van offertes;
• bewaakt dat leads, afspraken en commerciële acties daadwerkelijk worden opgevolgd;
• ondersteunt de CEO bij de voorbereiding en opvolging van commerciële gesprekken.

Je hoeft geen ervaren verkoper te zijn. We zoeken wel iemand die gemakkelijk contact legt, niet bang is om de telefoon te nemen en energie krijgt van het creëren van nieuwe commerciële kansen.

3. Directe ondersteuning van de CEO

Je werkt rechtstreeks samen met de zaakvoerder en ondersteunt hem bij uiteenlopende organisatorische, administratieve en projectgerelateerde werkzaamheden. Dat maakt dit onderdeel van je functie bewust breed en afwisselend.

• woont intakegesprekken en belangrijke klantgesprekken bij;
• notuleert tijdens meetings;
• verwerkt gesprekken tot heldere en professionele verslagen;
• vertaalt besprekingen naar concrete actiepunten;
• bewaakt de opvolging van gemaakte afspraken;
• ondersteunt bij administratieve en organisatorische projecttaken;
• helpt informatie en documentatie rond projecten te structureren.

Bedrijfsorganisatie & werkprocessen

Glaede groeit en daarmee moet ook onze interne organisatie verder professionaliseren. Je helpt daarbij actief mee.

• helpt interne werkprocessen uitschrijven en verbeteren;
• stelt procedures, templates en standaarddocumenten op;
• structureert informatie en documentatie;
• houdt actiepunten, afspraken en deadlines bij;
• ondersteunt bij het verder professionaliseren van onze interne werking;
• signaleert zelf waar zaken efficiënter of beter georganiseerd kunnen worden.

We verwachten daarbij niet alleen dat je uitvoert wat gevraagd wordt. Naarmate je de organisatie beter kent, verwachten we steeds meer dat je zelf ziet wat er nodig is en initiatief neemt om het te organiseren.

Financiële administratie

Je ondersteunt de CEO bij de dagelijkse financiële administratie.

Denk onder andere aan:

• verzamelen en verwerken van financiële documenten;
• administratieve opvolging van facturen;
• voorbereiden en structureren van informatie voor boekhouding en management;
• opvolging van offertes, opdrachten en betalingen;
• bijhouden van financiële en administratieve overzichten;
• bewaken van openstaande administratieve acties.

Jouw rol groeit met je mee

We verwachten niet dat je vanaf je eerste werkdag alle aspecten va