employé(e) administratif(ve)

Chana asbl recherche un(e) employé(e) administratif(ve) pour assurer, dans le cadre d'un contrat de remplacement, le secrétariat, l'encodage et la gestion administrative courante de l'association. Une période de transmission est prévue au début du contrat pour prendre en main les dossiers.

Vous prenez en charge le secrétariat et la gestion administrative courante de l'association, en lien avec la direction, le comptable et le secrétariat social. Le périmètre exact sera précisé pendant la période de transmission.

• Secrétariat de la vie associative : planifier les conseils d'administration et assemblées générales, envoyer convocations et documents, faire signer et transmettre les PV (notamment à la Ville), tenir à jour les registres et formalités légales de l'asbl (BCE, registre UBO, publication des modifications).
• Encodage et gestion journalière : encoder et classer les pièces dans Odoo, facturer, envoyer les rappels, gérer la caisse, dématérialiser les documents et tenir l'arborescence du drive et les archives.
• Collaboration avec le comptable et le secrétariat social : communiquer les échéances et les documents, préparer les états de prestations, envoyer les fiches de paie, encoder les nouveaux travailleurs dans les plateformes.
• Administration du personnel et recrutement : créer et tenir à jour les fiches des travailleurs, suivre les demandes de congés, préparer l'accueil des nouveaux collègues, diffuser les offres d'emploi et organiser les entretiens, relire et suivre les conventions (volontariat, stages).
• Assurances et obligations légales : déclarer les accidents, communiquer les chiffres annuels aux assureurs, tenir le relevé des volontaires, communiquer les indemnités kilométriques et vélo, préparer les dossiers de marchés publics.
• Suivi administratif des subsides : préparer et envoyer les dossiers de créance, rapports et justificatifs auprès des pouvoirs subsidiants, dans le respect des échéances.