Medewerker onthaal

Medewerker onthaal & patiëntenadministratie

1 - Werken bij de VUB

VUB is steeds op zoek naar nieuw talentom samen mee te groeien.

DeVrije Universiteit Brusselstaat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooralmensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n4000medewerkerszijn we degrootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid vanEUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Voor ons Universitair Tandheelkundig Centrum zijn we op zoek naar een medewerker Onthaal & patiëntenadministratie. In deze functie ben je een centraal aanspreekpunt voor patiënten, tandartsen en assistenten. Je combineert patiëntencontact met telefonie, planning en administratieve opvolging.

In deze functie is het belangrijk dat je vlot schakelt tussen verschillende taken, prioriteiten kan stellen en ook tijdens drukke momenten vriendelijk, nauwkeurig en efficiënt blijft werken.

Hoe ziet jouw takenpakket eruit?

Onthaal en communicatie

• Je ontvangt en registreert patiënten en helpt hen op een vriendelijke en professionele manier verder.
• Je beantwoordt telefoons en e-mails vlot en correct in het Nederlands en Frans.
• Je zorgt voor heldere en professionele mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Je gaat rustig en assertief om met vragen, klachten en moeilijke situaties.

Planning en administratie

• Je plant, wijzigt en annuleert afspraken en volgt de agenda’s van tandartsen en behandelaars nauwkeurig op.
• Je verwerkt en actualiseert patiëntgegevens, dossiers, documenten en attesten.
• Je beheert mailboxen, lijsten, rapporteringen en opvolgingsdocumenten.
• Je bewaakt openstaande acties en zorgt voor een correcte en tijdige opvolging.

Efficiënte werking en samenwerking

• Je schakelt vlot tussen onthaal, telefonie, planning, mailbox en administratie en stelt daarbij de juiste prioriteiten.
• Je werkt nauw samen met collega’s, tandartsen, assistenten en studenten.
• Je signaleert knelpunten of fouten en denkt actief mee over praktische oplossingen.
• Je neemt initiatief en draagt bij aan een efficiënte en kwaliteitsvolle werking van het onthaal en de backoffice.

Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden.

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt minstens over een diploma hoger secundair onderwijs
• Ervaring binnen medisch secretariaat, tandartsassistentie, mondhygiëne is een sterke meerwaarde

Je spreekt en schrijft zeer vlot Nederlands en Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.

Je communiceertvriendelijk, duidelijk en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.

Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig en gestructureerd.Je kansnel schakelen tussen verschillende taken en vragen, zonder de opvolging uit het oog te verliezen.

Je kan prioriteiten stellen en blijft efficiënt werken wanneer verschillende zaken tegelijk je aandacht vragen.

Je bent klant- en patiëntgericht, discreet en betrouwbaar.

Je bent zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid, maar bent tegelijk eenechte teamspeler die vlot samenwerkt met collega’s en zorgverleners.

Je bent proactief en oplossingsgericht en wacht niet af wanneer je zelf actie kan ondernemen.J

.e beschikt over een goede kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel, en maakt nieuwe digitale toepassingen snel eigen.

VUB wil eenweerspiegeling zijn van de maatschappijwaar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Dan bieden we je eenvoltijds - dee contract van bepaalde duur (1 jaar)aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aangraad 3 of 4.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

bij de VUB garanderen we eenopen, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Een open informele werkomgeving met aandacht voor jework-life balance, een uitzonderlijke verlofregelingmet 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze