Office Manager

Ben jij iemand die graag de touwtjes in handen neemt, energie krijgt van organiseren en ervoor zorgt dat mensen zich goed voelen op hun werkplek? Dan zou jij weleens de ontbrekende schakel bij eVri kunnen zijn.

Bij eVri geloven we dat goed samenwerken begint bij een omgeving waarin mensen zich thuis voelen en hun werk goed kunnen doen. Een kantoor waar alles vlot loopt, waar collega's bij elkaar terechtkunnen en waar ook de kleine dingen goed geregeld zijn. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar daar zit heel wat organisatie achter.

Als Office Manager ben jij de organisatorische spil van ons kantoor. Je brengt structuur in de dagelijkse werking, houdt praktische en administratieve zaken onder controle en zorgt ervoor dat collega's op jou kunnen rekenen. Je ziet wat nodig is, neemt initiatief en wacht niet tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren.

Tegelijk ben je iemand die mensen samenbrengt. Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, dat vragen bij de juiste persoon terechtkomen en dat ons kantoor een plek is waar mensen graag binnenstappen.

Met eVri brengen we moderne werkplekoplossingen bij klanten. Het is onze missie om voor iedereen een veilige werkplek te creëren, overal en op elk moment. Als onderdeel van de Cronos Groep combineren we technologische expertise met een persoonlijke aanpak.

We zijn een groeiende cluster. Daardoor groeit ook het belang van een goed georganiseerde werkplek. Ons kantoor in de Villermontstraat is meer dan een plek om te werken: het is waar collega's elkaar ontmoeten, ideeën uitwisselen en samen vooruitgaan.

Om die dagelijkse werking verder te versterken, zoeken we iemand die de verantwoordelijkheid voor onze kantoororganisatie opneemt en er met een eigen aanpak mee vorm aan geeft.

Jouw rol: jij zorgt dat alles samenkomt

Je wordt het vaste aanspreekpunt voor alles wat met de dagelijkse kantoorwerking te maken heeft. Je schakelt vlot tussen collega's, leveranciers, de gebouwbeheerder en onze partners binnen Cronos. Je houdt de grote lijnen in de gaten, maar verliest ook de details niet uit het oog.

Geen dag hoeft er hetzelfde uit te zien. De ene dag regel je de praktische organisatie van het kantoor, de andere dag stem je af met een leverancier, werk je administratie bij of ontdek je hoe een proces eenvoudiger kan. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, prioriteiten te bepalen en de rol verder uit te bouwen. We verwachten niet dat je alles al perfect kent, wel dat je verantwoordelijkheid neemt, initiatief toont en zaken graag goed aanpakt.

Je maakt van ons kantoor een fijne plek om te werken

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van collega's en voor zaken die met het gebouw te maken hebben.
• Je ontvangt bezoekers, beheert de gebouwbadges en volgt de post en pakjes op.
• Je onderhoudt het contact met de gebouwbeheerder en de andere huurders en neemt deel aan de huurdersvergadering.
• Je zorgt ervoor dat de dagelijkse voorzieningen op orde zijn: van de koffiemachine en keukenbenodigdheden tot de leveringen van fruit, brood en andere bestellingen.
• Je beheert onze Kudos-applicatie, waarmee collega's elkaar kunnen bedanken en waardering kunnen tonen.

Je houdt de dagelijkse werking op koers

• Je onderhoudt contacten met onze vaste leveranciers voor onder meer koffie, catering en fruit.
• Je beheert de voorraad van kantoor- en keukenbenodigdheden en houdt de stockruimte en inventaris overzichtelijk.
• Je bestelt laptops en gsm's voor nieuwe en bestaande collega's en beheert het uitleenmateriaal.
• Je volgt praktische afspraken op en zorgt ervoor dat materialen, bestellingen en voorzieningen tijdig geregeld zijn.
• Je signaleert waar processen efficiënter kunnen en neemt initiatief om ze te verbeteren.

Je bewaakt de administratieve opvolging

• Je controleert bij de opstart van nieuwe projecten of de verwerkersovereenkomst en het raamcontract met de klant in orde zijn.
• Je volgt de securitycontracten met onze leveranciers op.
• Je zorgt ervoor dat de privacy- en cookieverklaringen op onze websites jaarlijks worden nagekeken en bijgewerkt, in afstemming met de betrokken collega's.
• Je waakt erover dat de meest recente offerte- en contracttemplates van Cronos Legal worden gebruikt.
• Je ondersteunt onze administratieve collega's waar nodig en zorgt ervoor dat afspraken en documenten correct worden opgevolgd.
• Op termijn krijg je de mogelijkheid om nauwer samen te werken met onze administratieve collega die verantwoordelijk is voor de facturatie en om als back-up in te springen bij afwezigheid. In eerste instantie gaat het bijvoorbeeld om de opvolging van timesheetcodes. We zien dit als een groeipad waarin je stap voor stap vertrouwd raakt met het bredere en complexe administratieve luik binnen de Cronos Groep.
• Je