Administratief medewerker

Ben jij administratief sterk, hou je van afwisseling en krijg je energie van een job waarin je zelfstandig zaken opvolgt en organiseert? Dan zijn we op zoek naar jou.

Voor onze vestiging in Wingene is Callewaert Pallets op zoek naar een Administratief Medewerker / Onthaal die mee instaat voor de dagelijkse administratieve en logistieke ondersteuning van onze werking.

Je komt terecht in een praktische en dynamische omgeving waarin geen twee dagen helemaal hetzelfde zijn. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor collega's, klanten, leveranciers en chauffeurs en zorgt ervoor dat de administratie en planning correct en vlot verlopen.

Jouw functie:

Als Administratief Medewerker / Onthaal ben je verantwoordelijk voor een brede waaier aan administratieve en organisatorische taken.

Administratie & orderverwerking

• Invoeren en opvolgen van inkooporders en verkoopretourorders voor paletten.
• Palettenorders verwerken en up-to-date houden in het planningsblad.
• Opmaken en verwerken van CMR's voor paletzendingen via Qargo.
• Verwerken en klasseren van CMR's en transportdocumenten.
• Opvolgen en verwerken van oude palet-CMR's.
• CMR's vanuit PL correct verwerken, klasseren en koppelen aan de juiste orders in NAV.
• Rechtstreekse PL-vrachten koppelen in NAV.
• Maandelijks de Unilin-maandfacturatie in NAV verwerken.
• Inkoopfacturen vervolledigen met de nodige informatie, zoals klant, losplaats, datum, verkooporder, leveranciersfactuurnummer en aantal paletten.
• Aanmaningen en oudere openstaande zaken opvolgen.
• Klachten invoeren en opvolgen in NAV in het kader van onze ISO-werking.

Planning & logistieke ondersteuning

• De dagelijkse palettensorteringen proactief en ordelijk opvolgen.
• Ervoor zorgen dat de afgesproken unieke volgnummers correct worden gerespecteerd en bijgehouden.
• De planning van de medewerkers die instaan voor de handling van paletten bij Orotra mee organiseren.
• Instaan voor een optimale bezetting tussen 7u en 18u.
• De verlofregeling van de PL-medewerkers opvolgen.
• De administratie rond PGS-sorteringen op termijn mee overnemen.
• Chauffeurs ondersteunen bij het gebruik van de Qargo-app.
• De goede werking van DDS mee opvolgen.
• Het camerasysteem opvolgen en indien nodig heropstarten, bijvoorbeeld na een stroompanne.

Onthaal & communicatie

• Instaan voor het dagelijkse onthaal.
• Fungeren als aanspreekpunt voor klanten, leveranciers, chauffeurs en collega's.
• Vragen via e-mail en andere communicatiekanalen zelfstandig behandelen en opvolgen.
• Ondersteunen bij vragen rond onder andere CMR's, HT, BL en andere transportdocumenten.
• Collega's administratief ondersteunen waar nodig.
• Mee waken over de correcte toepassing van de interne procedures en systeemvoorschriften.
• De verplichtingen rond EUTR, EUDR en PPWR mee opvolgen en ervoor zorgen dat de nodige acties correct worden uitgevoerd.
• Klanten informeren over relevante verplichtingen en zorgen voor een correcte administratieve verwerking en doorrekening waar nodig.
• Bestaande preventie- en veiligheidsdocumenten verder opvolgen en onderhouden.

Wie zoeken we?

We zoeken vooral iemand die zelfstandig kan werken, graag verantwoordelijkheid neemt en overzicht kan bewaren wanneer er veel tegelijk gebeurt.

Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Je bent ordelijk, nauwkeurig en gestructureerd.
• Je bent vriendelijk en communicatief in contacten met klanten, leveranciers en collega's.
• Je blijft kalm en stressbestendig wanneer de planning verandert of er verschillende zaken tegelijk moeten worden opgevolgd.
• Je werkt zelfstandig en ziet zelf welke zaken moeten gebeuren.
• Je bent praktisch ingesteld en denkt graag mee over oplossingen.
• Je kunt vlot overweg met een computer en programma's zoals Excel en Word.
• Ervaring met NAV en Qargo is een pluspunt.
• Ervaring binnen administratie, transport of logistiek is mooi meegenomen.
• Je gaat discreet en betrouwbaar om met bedrijfsinformatie.
• Je bent iemand die niet bang is om initiatief te nemen en zelfstandig zaken uit te zoeken.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een praktisch en groeiend bedrijf.
• Een job met veel variatie tussen administratie, planning, onthaal en logistieke ondersteuning.
• Een functie waarin je op termijn steeds meer verantwoordelijkheid kunt opnemen.
• Een directe en collegiale werkomgeving.
• Een plaats waar jouw initiatief en zelfstandigheid echt een verschil maken.

Ben jij de administratieve duizendpoot die we zoeken?

We kijken ernaar uit om van je te horen