Gestionnaire de programmes

L’UCLouvain Saint-Louis Bruxelles recrute un·eGestionnaire de programmes (F/H/X)

Référence du poste : SF 38784 Publication interne et externe jusqu'au 13 septembre 2026

Pour la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de la communication du site Saint-Louis Bruxelles Site principal : Saint-Louis Bruxelles Contrat à temps partiel (50%) pour une durée indéterminée Entrée en fonction: dès que possible

La fonction s’exerce au sein de la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de la communication (ESPB) sur le site de Saint-Louis Bruxelles, qui organise sept programmes de bachelier, un master et un master de spécialisation, et accueille un peu plus de 2000 étudiant·es.

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la responsable administrative de Faculté, le ou la gestionnaire de programmes assure la gestion administrative des programmes suivants organisés en horaire décalé:

• le bachelier en sciences politiques, orientation générale;
• le master en stratégie de la communication et culture numérique;
• le master de spécialisation en gestion des risques financiers.

Il·elle assure le suivi administratif du parcours des étudiant·es, veille au bon déroulement des activités d’enseignement et d’évaluation et constitue l’un·e des interlocuteur·rices privilégié·es des étudiant·es, des enseignant·es et des différents services de l’Université pour toutes les questions administratives relatives à ces programmes.

Le·la gestionnaire de programmes intègre l’équipe de l’administration facultaire. Celle-ci assure l’ensemble des missions de support à l’enseignement et contribue au bon fonctionnement des programmes. Il·elle travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe (responsable administrative de Faculté, gestionnaires de programmes, conseiller·ère aux études et appuis transversaux) et est en contact régulier avec les étudiant·es, le personnel académique et scientifique, les autorités facultaires et les différents services de l’Université.

Dans une logique de collaboration et de continuité de service, le ou la gestionnaire de programmes est également amené·e à contribuer ponctuellement à des activités transversales et à apporter un soutien aux autres membres de l’équipe lorsque les besoins du service le nécessitent.

Gestion administrative des programmes et accompagnement des étudiant·es

• Accueillir, informer, conseiller et accompagner les étudiant·es tout au long de leur parcours pour les questions administratives liées à leurs études ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers étudiants (constitution, validation et suivi des programmes annuels de l’étudiant (PAE), modifications de programme, etc.) ;
• Répondre aux demandes des étudiant·es et les orienter, lorsque nécessaire, vers les services compétents ;
• Assurer la gestion administrative quotidienne des programmes confiés dans le respect des règlements en vigueur ;
• Participer à l’organisation de l’année académique et veiller au bon déroulement des activités d’enseignement ;
• Élaborer les horaires des cours et des travaux pratiques en collaboration avec le personnel académique et scientifique et les services concernés ;
• Organiser les récupérations de cours et assurer le suivi des adaptations d’horaires et des conflits de planification ;
• Assurer la gestion administrative complète des examens et des délibérations, notamment :
  • préparer et assurer le suivi des inscriptions aux examens ;
  • élaborer les horaires d’examens, l’attribution des locaux et des surveillances ;
  • assurer le suivi administratif des sessions d’examens (modifications d’horaires, certificats médicaux, récupérations d’épreuves, etc.) ;
  • préparer les délibérations, assurer le suivi des décisions des jurys, la publication des résultats et le traitement des opérations qui en découlent.
• Assurer la production des diplômes, des suppléments au diplôme et des documents administratifs liés au parcours des étudiant·es ;
• Assurer la gestion administrative des dossiers liés au congé-éducation payé ;
• Assurer la diffusion des informations administratives relatives aux programmes (horaires, examens, échéances, procédures, informations pratiques, etc.) auprès des étudiant·es et des enseignant·es via les canaux de communication facultaires et institutionnels.

Soutien au personnel académique et scientifique et collaboration institutionnelle

• Assurer un soutien administratif au personnel académique et scientifique dans l’organisation des enseignements et des évaluations ;
• Veiller au respect des procédures et des échéances administratives ;
• Collaborer avec les différents services de l’Université ainsi que les établissements partenaires (n