Réferente /Réferent digitale et IA + secretaire médical (H/F/X)

Missions principales

1. Référent(e) digitale & IA du cabinet

• Utilisation quotidienne d'optimisation de nos outils :

  • agenda intelligent,

  • questionnaires patients digitaux,

  • rappels automatiques (SMS, email),

  • outils de suivi de traitement / télésurveillance,

  • autres solutions IA internes.

• Veille simple sur les fonctionnalités utiles pour le cabinet (en lien avec la direction).

• Proposition d’améliorations de processus :

  • réduire les no‑show,

  • fluidifier le parcours patient,

  • automatiser les tâches répétitives.

• Déploiement des solutions IA pour l'équipe

• Formation et accompagnement des collègues sur l’usage des outils numériques (modes opératoires, mini‑tutos, astuces).

2. Secrétariat médical, accueil et logistique

Secrétariat & accueil

• Accueil physique et téléphonique des patients (premier contact, orientation, informations de base).

• Gestion des rendez‑vous : prise, modification, annulation via notre agenda digital et notre plateforme de réservation en ligne.

• Création et mise à jour des dossiers patients numériques.

• Envoi de devis, informations tarifaires et explications administratives simples.

• Suivi des paiements, encaissements et notions de télétransmission / tiers payant.

• Respect strict du secret médical et des règles d’hygiène.

Logistique des commandes et des appareils

• Gestion des commandes entrantes :

  • réception des colis et vérification des livraisons,

  • contrôle de la conformité des commandes (quantités, références, état),

  • transmission des anomalies ou litiges aux fournisseurs.

• Gestion des appareils à commander pour les patients :

  • saisie et suivi des demandes d’appareils

  • coordination avec les orthodontistes et les laboratoires / fournisseurs,

  • suivi des délais de fabrication et de livraison.

• Réception et préparation des appareils :

  • enregistrement des appareils reçus dans le dossier patient,

  • étiquetage / rangement,

  • information aux orthodontistes et aux assistantes de la disponibilité des appareils.

• Suivi administratif associé (bons de commande, factures fournisseurs, tableaux de suivi).

3. Communication digitale & relation patients

• Participation à la communication digitale du cabinet, dans le respect de la déontologie médicale :

  • rédaction de contenus simples et pédagogiques (posts réseaux sociaux, newsletters patients, articles blog, etc.),

  • mise en avant de l’univers du cabinet (équipe, valeurs, ambiance, outils high‑tech, etc.).

• Création d’un ton chaleureux, humain et dynamique, qui reflète l’esprit de l’équipe (sans jamais tomber dans la promotion excessive ni le conseil médical personnalisé).

• Gestion ou co‑gestion de nos canaux de communication (selon organisation) :

  • réseaux sociaux (Instagram, Facebook, LinkedIn, etc.),

  • site web (mise à jour de pages, actualités).

• Animation de la communauté en ligne :

  • réponse aux commentaires et messages,

  • encouragement des patients satisfaits à laisser des avis,

  • veille sur l’e‑réputation du cabinet

Poste hybride :

• 50% du temps : référent digitale & IA + communication,

• 50% du temps : secrétariat médical, accueil et logistique des commandes/appareils.