Assistant·e administratif·ve

Assistant·e administratif·ve - Faculté des Sciences (2026/149CDD) H/F/X

Référence 5979926 |Créé le 21 octobre 2026

• Famille de métiers : Administration et comptabilité / Secrétariat, travail de bureau et administration du personnel

Description de l'entreprise

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté.

La Faculté des Sciences est constituée de 9 Départements très dynamiques et autonomes répartis sur plusieurs campus (Solbosch, Plaine, Gosselies, USquare, Charleroi Ville Haute) et propose 8 Bacheliers et 30 Masters et Masters de spécialisation à près de 4 500 étudiant·es. Elle encadre également les travaux de thèses de près de 700 doctorant·es.

Les personnels de la Faculté sont considérables: 170 académiques à temps plein, une centaine d'académiques à temps partiel, plus de 130 membres du corps scientifique (chercheur·ses inclu·ses), environ 160 personnels ATGS (administratifs, techniques, de gestion et spécialisés).

Présentation du Département :

Le Département de Biologie des Organismes, l'un des Départements de la Faculté, compte 7 services de recherche situés sur les campus du Solbosch, La Plaine et Gosselies( La recherche au Département de biologie des organismes - Faculté des Sciences ). En leur sein, 18 professeur·es s assurent avec 50 chercheur·ses et 16 technicien·nes de laboratoire des travaux de recherche fondamentale, orientée et appliquée qui relèvent principalement de la biologie, de la biogéographie, de la conservation et de l'écologie évolutive.

Présentation du service:

L'Unité de Recherche «Systems Ecology and Resource Management» (SERM) est l'unité fondatrice et gestionnaire de TROPIMUNDO.

En son sein, 2 professeurs, 1 secrétaire (à temps partiel) 6 chercheur·es et une dizaine de mémorant·es par an réalisent de la recherche fondamentale qui relève principalement de la biologie tropicale. La gestion de l'enseignement TROPIMUNDO concerne surtout la coordination de 15 partenaires dans 11 pays et plusieurs dizaines d'étudiant·es boursier·es ou auto-financé·es. Le service SERM interagit constamment avec les secrétariats départementaux et facultaires à propos de TROPIMUNDO.

Le/La candidat·e engagé·e aura pour mission de se joindre à l'équipe de coordination administrative de TROPIMUNDO afin de permettre son bon fonctionnement.

Bien que le secrétariat soit situé dans le service SERM sur le campus de la Plaine, l'agent·e devra se rendre occasionnellement dans d'autres unités sur le campus de la Plaine et du Solbosch de l'ULB ainsi que sur le Campus Pleinlaan de la VUB. En outre, il pourrait y avoir des activités ou des tâchesà organiser hors campus.

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.

Missions essentielles:

• Assister administrativement le chef de service, Directeur de TROPIMUNDO, et ses administratrices locales.
• Participer à l'accueil d'étudiant·es TROPIMUNDO et de professeur·es /chercheur·ses visiteur·ses et à l'organisation d'événements (organisation logistique de réunions, conférences, dîners, réservations de locaux, hôtels, restaurants, traiteurs, etc.).
• Soutiens administratifs divers (mise à jour de données, réception/envoi de courrier ou de colis, téléphone, accès, comptabilité, commandes, remboursements, photocopieuses, imprimantes, etc.).
• Être titulaire d'un Bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou de gestion, d'un diplôme de secrétariat ou d'un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif ou de gestion.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier:

• Excellente maitrise des outils informatiques nécessaires à l'administration des services d'enseignement et de recherche (Microsoft 365, intranet, agenda en ligne, fichiers partagés, gestion des sites internet, bases de données, réalisation de sondages en ligne, des votes, etc.).
• Capacité à gérer et à suivre différents dossiers et de nombreuses demandes en parallèle
• Etre doté·e d'un grand sens de l'organisation
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe
• L'agent·e devra, à terme,maitriser le fonctionnement de l'enseignement au sein du Master en Biologie des Organismes et Écologie en général et de la finalité Erasmus Mundus Joint Master Degree in Tropical Biodiversity and Ecosystems - TROPIMUNDO en particulier, et plus largement de l'ULB dans tous ses aspects administratifs (le poste est en contact régulier avec les autres secrétaires du département, de la Faculté des Sciences, du Départ