Assistant·e administratif·ve – Mobilité étudiante

La Faculté d’Architecture La Cambre Horta – Service administration facultaire recrute:

Une assistante administrative – Mobilité étudiante / un assistant administratif – Mobilité étudiante (F/H/X)

Pour un contrat de remplacement – mi-temps

L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé‘es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant‘es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

La Faculté d’Architecture La Cambre Horta de l’ULB est la plus importante Faculté d’architecture en Fédération Wallonie-Bruxelles. Elle accueille environ 2 300 étudiant‘es.

Elle organise les enseignements de Bachelier et de Master en architecture et en architecture paysagiste, ainsi qu’un Master et un Master de spécialisaton en urbanisme.

Elle développe des activités de recherche regroupées au sein de 6 laboratoires couvrant un ensemble diversifié de thématiques et de pratiques, en lien étroit avec les enjeux contemporains de l’architecture, de la ville et du paysage.

La Faculté est implantée sur le site de Flagey et sur le campus de la Plaine (bâtiment Plaine 15). Elle assure également des enseignements à Charleroi (Master en urbanisme), en collaboration avec l’Université de Mons, ainsi quà Gembloux (Bachelier et Master en architecture paysagiste), en collaboration avec l’Université de Liège et la Haute École Charlemagne.

L’agent‘e travaillerá au service des missions de mobilité étudiante sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l’Administration Facultaire et opérationnelle de la Directrice adjointe en charge de l’enseignement.

Cette fonction relève de la famille de valorisation Adans la cartographie interne de l’ULB.

Missions essentielles:

1. Mobilité étudiante Incoming:

• Accueil et accompagnement des étudiant‘es Incoming:
  • Vous organisez et assistez aux séances d’accueil.
  • Vous étes le point de contact facultaire des étudiant‘es Incoming. Vous répondez à leurs questions et les accompagnez dans leurs différentes démarches par la tenue de permanences et en répondant à leurs sollicitations par email.
• Gestion administrative des dossiers:
  • Vous vérifiez et fournissez les différents documents administratifs nécessaires au bon déroulement de la mobilité (attestations diverses, carte d’etudiant‘e …).
  • Vous préparez les dossiers qui doivent être soumis à la validation de la coordination académique des mobilités.
  • Vous réceptionnez et encodez les Learning Agreement (programmes de cours).
  • Vous apportez un support à l’encodage des notes. Vous éditez et transmettez les relevès de notes à la fin des sessions d’examens.
• Gestion des nominations:
  • En collaboration avec le Service de la Mobilité Etudiante (SME), vous recevez les nominations venant des universités partenaires et en assurez le suivi dans les différents systèmes informatiques.
  • Vous envoyez les informations et liens nécessaires aux étudiant‘es sélectionné‘es en vue de la constitution de leur dossier d’inscription et, le cas échéant, leur dossier de demande de Visa.

2. Gestion des BIP’s (Mobilités étudiantes courtes et hybrides):

• Vous assurez le suivi administratif des BIP’s en collaboration avec le Service Mobilité Etudiante (SME) et le Vice-Décanat à l’enseignement.
• Vous instruisez les dossiers auprès de la Commission enseignement.
• Vous gérez les inscriptions, encodages des notes et éditions des relevès de notes.

3. Gestion administrative de la Commission des Relations Internationales et des Voyages (CRIV):

• Vous préparez et diffusez les convocations de la commission en étroite collaboration avec la Vice-Doyenne aux relations extérieures.
• Vous rédigez les procès-verbaux des séances.
• Vous assurez le suivi administratif des dossiers de financement.
• Être titulaire d’un Bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou d’un CESS.
• Pouvoir réjustifier de minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans la gestion administrative idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieur.
• Les candidat‘es ayant validé un dégél de supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu‘es.

Connaissances et compétences généraux et spécifiques au métier:

• Parfaite maîtrise de la langue française, orale et écrite.
• Pouvoir réjustifier d’un niveau B2 en anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maitrise des outils informatiques et collaboratifs (Excel, Word, bases de données, Teams, Sharepoint).
• Capacité à travailler de manière autonome.
• Bonne génération des priorités et sens de l’organisation.
• Sens de la confidentialité.
• Sens de la diplomatie.