Administratief medewerker faculteit Bedrijfseconomische wetenschappen

Administratief medewerker faculteit Bedrijfseconomische wetenschappen (60%)

Een gevarieerde administratieve functie binnen de dynamische universitaire omgeving van de faculteit Bedrijfseconomische Wetenschappen (BEW). Als administratief medewerker ben je een belangrijke schakel in de dagelijkse werking van de faculteit. Je zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen vlot verlopen, ondersteunt collega's en helpt bij de organisatie van facultaire activiteiten en evenementen. Je werkt hierbij zelfstandig binnen jouw verantwoordelijkheidsdomeinen en bewaakt afspraken, deadlines en procedures en draagt op deze manier bij aan de efficiënte werking van de faculteit .
Dit betekent dat:

• je een aantal administratieve en organisatorische processen, zoals doctoraatsverdedigingen, masterproefverdedigingen, vormingen binnen levenslang leren, van A tot Z beheert en nauwkeurig opvolgt. Je denkt hierbij kritisch na, signaleert verbeterpunten en denkt mee om deze taken op een optimale manier te organiseren.
• je zorgt voor de administratieve en logistieke voorbereiding en opvolging van vergaderingen, activiteiten, vieringen en events.
• je een aanspreekpunt bent voor collega's, studenten en externe contacten. Je zorgt voor een correcte en klantgerichte afhandeling van vragen.
• je mee verantwoordelijk bent voor het onhaal en permanentie, telefonie, agendabeheer, mailboxbeheer, bestellingen, informatieverzameling, briefwisseling/mailings, documentmanagement, kopiëren/scannen, archivering, enzovoorts.

Defaculteit Bedrijfseconomische wetenschappen (BEW) is een dynamische faculteit binnen de civic Universiteit Hasselt. De faculteit zorgt voor de opleidingen Handelswetenschappen, Toegepaste economische wetenschappen, Handelsingenieur, Handelsingenieur in de beleidsinfomatica, Master of management en Master in het Toerisme voor ongeveer 1750 studenten. Daarnaast wordt er onderzoek verricht en dienstverlening geboden in diverse bedrijfseconomische disciplines. Het facultaireadministratieve team zorgt voor de coördinatie, administratieve en logistieke ondersteuning van operationele processen binnen de faculteit en is op zoek naar een nieuwe enthousiaste collega.

• Je bent minstens in het bezit van een professionele bachelor, bij voorkeur in office management, bedrijfsmanagement (of gelijkwaardig). Relevante ervaring, bij voorkeur in een onderwijscontext, is een troef.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en zorgt voor een correcte opvolging van jouw taken.
  
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, met aandacht voor kwaliteit, details en afspraken. Je organiseert je werk efficiënt, stelt prioriteiten en bewaakt deadlines.
  
• Je verwerkt informatie kritisch en discreet. Je denkt proactief mee om administratieve processen te optimaliseren.
• Je haalt voldoening uit het ondersteunen van studenten, collega's en externe contacten en streeft daarbij naar een professionele en vlotte dienstverlening.
• Je werkt graag samen, deelt informatie en draagt bij aan een positieve en collegiale teamwerking.
• Je bent flexibel, leergierig en kan vlot inspelen op veranderende noden en prioriteiten. Je vindt het oké om af en toe aanwezig te zijn buiten de kantooruren.
• Je communiceert helder en professioneel in het Nederlands en beschikt over voldoende kennis van het Engels om internationale contacten te ondersteunen.
• Je werkt vlot met gangbare IT-toepassingen. Ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, OneDrive, ... ) is een pluspunt.

Ons aanbod voor jou

Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens klasse 8 (graad 4) .
Je krijgt een contract van bepaalde duur voor een 60% aanstelling t.e.m. 30 juni 2027. Startdatum is mogelijk vanaf 16 december 2026. De avond- en weekendprestaties kan je op een ander moment compenseren. Jouw verloning wordt aangevuld met een groepsverzekering, eindejaarstoelage en vakantiegeld, hospitalisatieverzekering voor het hele gezin, ecocheques, laptop, headset, 21 verlofdagen vrij te kiezen per jaar (bij 60% aanstelling), 14 feestdagen en collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Daarnaast kan je rekenen op initiatieven die jouw welzijn, een goede work-lifebalans en levenslang leren ondersteunen: telewerkregeling, fietsvergoeding, (elektrische) deelfietsen & poolwagens, permanent opleidingsaanbod, loopbaanondersteuning, korting in onze bedrijfsrestaurants, kinderopvang tijdens vakanties, ... en uiteraard een topteam
De faculteit BEW is momenteel gehuisvest op de campus in Diepenbeek, maar zal in 2027 haar intrek nemen in een gloednieuw gebouw in Hasselt.

Solliciteer voor deze functie

De selectieprocedure bestaat uit een voorselectie op sollicitatiedossier, een selectieproef, een kennismakingsinterview en een diepte-interview. In elke fase van de procedure wordt een tussent