Personal Assistant

Onze klant is een moderne, kleinschalige orthodontiepraktijk in de regio Tervuren, waar hoogstaande zorg wordt gecombineerd met een warme en persoonlijke aanpak. De praktijk werkt met innovatieve behandeltechnieken en digitale tools en hecht veel belang aan kwaliteit, duidelijke communicatie en een uitstekende patiëntenervaring. Je komt terecht in een jong, professioneel team met korte lijnen en een ondernemende mindset, waar voortdurend wordt gekeken hoe processen, service en digitalisering nóg beter kunnen.

We zoeken een ervaren, drietalige en digitaal sterke PA/Practice Manager die de servicecultuur van hospitality combineert met de organisatiekracht van een Executive Assistant. Een duurzame rechterhand die ook in een dynamische high-end boutiquepraktijk kalm, vriendelijk en oplossingsgericht blijft en zorgt voor rust, structuur, hoogwaardige service en sterke uitvoering.

Ben jij iemand die niet wacht tot taken op je bord belanden, maar zelf ziet wat er moet gebeuren? Krijg je energie van organiseren, oplossen, opvolgen én écht ontzorgen? En voel je je thuis in een dynamische omgeving waar patiëntenservice, administratie, projecten en praktische organisatie voortdurend door elkaar lopen?

Voor een moderne, high-end orthodontiepraktijkzoeken we een uitzonderlijk sterke Personal Assistant & Practice Manager die de praktijkhouder professioneel én praktisch ondersteunt.

Dit is geen klassieke onthaalfunctie en evenmin een puur administratieve job. Je wordt de rechterhand van de praktijkhouder en krijgt een brede rol met veel autonomie en verantwoordelijkheid.

Jouw missie? Zien wat nodig is, beoordelen, actie ondernemen, opvolgen en afronden.

Jouw rol

Je werkt rechtstreeks en nauw samen met de praktijkhouder en ondersteunt daarnaast een klein en jong team van zelfstandige zorgprofessionals.

Je zorgt ervoor dat de praktijkhouder zich maximaal kan concentreren op patiënten, behandelingen en de verdere ontwikkeling van de praktijk. Alles wat georganiseerd, opgevolgd, opgelost of vooruitgeduwd moet worden, komt mee op jouw radar.

Geen twee dagen zijn hetzelfde. Een onverwachte patiëntenvraag, een vertraagde levering, een technisch probleem, een openstaande betaling of een nieuw project: jij bewaart het overzicht en zorgt ervoor dat zaken niet blijven liggen.

Patiëntenservice & communicatie

Patiënten worden hier benaderd als gasten die een uitstekende en persoonlijke service verdienen.

Je:

• beantwoordt en volgt mails en WhatsApp-berichten op;
• behandelt vragen die niet via de standaard digitale flow of het callcenter opgelost kunnen worden;
• communiceert rustig en professioneel met veeleisende of bezorgde patiënten;
• zoekt oplossingen en neemt ownership wanneer iets fout loopt;
• bewaakt mee de warme, professionele en hoogwaardige uitstraling van de praktijk;
• gebruikt waar relevant AI-tools om communicatie efficiënter voor te bereiden.

Administratie & opvolging

Je zorgt ervoor dat patiëntendossiers en administratieve processen correct én volledig worden opgevolgd.

Je staat onder andere in voor:

• het voorbereiden van offertes, behandelplannen en patiëntinformatie op basis van bestaande templates en klinische input;
• het up-to-date houden van digitale patiëntendossiers;
• het verwerken van documenten, foto's, scans en gegevens in verschillende platformen;
• verzekeringsdocumenten en administratieve aanvragen;
• het controleren en opvolgen van betalingen en openstaande bedragen;
• het actief najagen van ontbrekende informatie of acties.

Orders, planning & operations

Van bestelling tot afspraak: jij houdt de volledige keten in het oog.

Je:

• verwerkt orthodontische orders en volgt bestellingen actief op;
• controleert en registreert binnenkomende materialen;
• koppelt leveringen aan de juiste patiëntendossiers;
• plant patiënten in zodra hun materiaal beschikbaar is;
• volgt ontbrekende, foutieve of vertraagde leveringen op met labo's en leveranciers;
• organiseert complexere afspraken, wijzigingen en uitzonderingen;
• zorgt ervoor dat acties niet alleen worden gestart, maar ook daadwerkelijk worden afgerond.

Practice management & facility

Ook achter de schermen zorg jij ervoor dat de praktijk op rolletjes loopt.

Denk aan:

• uurroosters, verlof en praktische personeelsplanning;
• leveranciers, voorraad, leveringen en retours;
• opvolging van de poetsploeg en externe dienstverleners;
• structureren en verbeteren van interne processen;
• opstellen van checklists en templates;
• praktische en technische problemen aanpakken;
• IT-partners, techniekers of leveranciers inschakelen en interventies o