MEDEWERKER ONTHAAL

kreon is een internationale verlichtingsproducent van hoogwaardige architecturale verlichting, met hoofdzetel in Oudsbergen. Voor ons hoofdkantoor zoeken we een enthousiaste Medewerker Onthaal & Administratie die bezoekers warm ontvangt, administratieve processen ondersteunt en mee zorgt voor een vlotte dagelijkse werking van de organisatie. Je bent het visitekaartje van kreon en een belangrijke schakel tussen verschillende afdelingen.

Jobomschrijving

Als Medewerker Onthaal & Administratie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en collega's. Je combineert een professionele ontvangst met een brede administratieve ondersteuning, voornamelijk voor onze Finance en Aankoop afdeling.

Onthaal & receptie

• Je ontvangt bezoekers op een vriendelijke en professionele manier.
• Je beantwoordt inkomende telefoons en verbindt door naar de juiste contactpersoon.
• Je beheert vergaderzalen en plant reservaties in.
• Je bestelt lunches en zorgt voor een verzorgde ontvangst van gasten.
• Je verdeelt de post en verzorgt aangetekende verzendingen.
• Je verwittigt medewerkers bij aankomst van hun bezoekers.
• Je houdt vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes netjes na bezoeken en meetings.
• Bij afwezigheid van onze Hospitality Manager vorm je de back-up bij volgende taken:
  • Boeken van zakelijke reizen voor medewerkers en directie
  • Je biedt hulp bij reis gerelateerde vragen of problemen
  • Je begeleidt bezoekers en ondersteunt bij ongeplande bezoeken.

Administratieve ondersteuning

• Je ondersteunt de afdelingen Aankoop en Finance bij diverse administratieve taken.
• Je volgt orderbevestigingen en levertermijnen van leveranciers op.
• Je ondersteunt met het onderhoud van aankoopdate in het ERP-systeem.
• Je controleert transportdocumenten
• Je beheert mailboxen met betrekking tot inkomende facturen.
• Je ondersteunt het interne goedkeuringsproces van facturen.
• Je registreert en verwerkt inkomende facturen volgens het 3-way-match principe (bestelling, ontvangst en factuur).