Assistant·e social·e et administratif·ve

Le Département des services à la communauté – Service crèche recrute:

Une assistante sociale et administrative / un assistant social et administratif (F/H/X)

Pour un CDI contractuel à mi-temps

Offre ouverte également aux agent·es sous statut équivalent

L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

Le Département des services à la communauté est en charge des services liés à la vie étudiante ainsi que d’autres services aux membres de la communauté ULB. En étroite collaboration avec le Vice-Recteur aux affaires étudiantes et sociales et à la politique culturelle, et la Commission des Affaires Sociales Etudiantes, le Département conçoit et met en place les politiques sociales de l’ULB.

Au sein de ce Département, la crèche de l’ULB, située sur le campus du Solbosch, est reconnue et agréée par l’ONE pour 133 lits. La crèche est ouverte de 07h30 à 18h30 et au minimum 231 jours par an (conditions pour l’octroi et le maintien de l’agrément ONE). Les horaires de travail peuvent donc varier dans cette tranche horaire (il est demandé à chaque personne del’équipe de staff d’être disponible pour un tôt et un tard par semaine).

L’agent·e travaillera au sein de ce service, sous la responsabilité hiérarchique et opérationnelle de la cheffe de service.

Cette fonction relève de la famille de valorisation ASSO1 dans la cartographie interne de l'ULB.

Missions essentielles:

• Soutenir à la gestion des inscriptions :
  • Procéder aux inscriptions et planifier les admissions en tenant compte de la réglementation, des besoins des parents et des réalités de la structure.
  • Gérer la participation financière des parents(PFP) : calculer la PFP et réaliser à cet effet les enquêtes sociales.
  • Appuyer la ou le responsable du service dans l’organisation des réunions d’introduction avec les parents.
  • Faire le suivi du paiement des cautions.
• Assurer le suivi des présences :
  • Encoder les présences théoriques dans le logiciel de gestion (sur base des fiches remplies par les parents).
  • Encoder les présences effectives dans le logiciel de gestion (sur base des fiches de présence qui ont été effectivement prestées).
  • Etablir les avenants au contrat si besoin (changements des temps d’accueil des enfants).
  • Générer la facturation.
  • Faire le suivi auprès des familles (répondre à leurs questions et corrections si besoin).
• Assurer le suivi des paiements :
  • Encoder les paiements des familles (suivi des impayés, demandes d’étalement).
  • Faire le suivi des avances forfaitaires.
  • Faire le suivi du remboursement des cautions.
• Collaborer au projet d’accueil :
  • Participer aux réunions d’équipe hebdomadaires et apporter son expertise aux réflexions à mener autour du projet de la crèche.
• Soutenir les équipes de terrain :
  • Suivre des dossiers financiers, de la santé des enfants, des consultations médicales, etc.
• Être titulaired’un Bachelier d’assistant·e social·e reconnu par la FWB.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier:

• Maitriser le français à l’oral et à l’écrit.
• Savoir se servir de la suite office 365 (word et excel) et être à l’aise avec la prise en main de nouveaux outils.
• Savoir travailler en équipe.
• Avoir le sens de l'initiative et savoir réagir face aux situations d’urgence.
• Avoir de bonnes compétences en communication, tant en interne qu’avec les parents.
• Faire preuve d’organisation et prioritiser.

Atouts:

• Avoir des notions d’anglais (NivB1).
• Avoir une formation ou de l’expérience en gestion administrative.
• Avoir une expérience probante dans un poste similaire.
• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
• L’accès à une formation permanente.
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.

Politique d'égalité des chances:

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité es