Hoofdmedewerker (Verantwoordelijke roostering en organisatiemiddelen)

Hoofdmedewerker (Verantwoordelijke roostering en organisatiemiddelen)

• Departement:Faculteit Farmaceutische Wetenschappen;FW58 - Facultaire dienst Onderwijsondersteuning Farmaceutische wetenschappen
• Tewerkstellingspercentage:100%- statutaire functie
• Solliciteren kan tot en met09-09-2026(DD/MM/YYYY)

Als Verantwoordelijke Roostering en Organisatiemiddelen binnen het decanaat van de Faculteit Farmaceutische Wetenschappen vervul je een veelzijdige rol met een sterke focus op roostering, logistiek en facilitaire ondersteuning. Je combineert administratieve, technische en organisatorische taken en draagt zo bij aan het succes van de onderwijs- en onderzoeksprocessen van de faculteit. Je werkt in een dynamische context waarin flexibiliteit en initiatief centraal staan. De functie biedt zeer uiteenlopende taken en we zijn dan ook op zoek naar een duizendpoot die energie haalt uit een flexibele invulling van de functie.

Jouw opdracht

Binnen deze functie neem je twee grote verantwoordelijkheidsdomeinen op:

• je stelt lessenroosters op met behulp van het roosterprogramma TimeEdit in overleg met onderwijsondersteunende diensten en houdt deze up-to-date doorheen het academiejaar
• je verwerkt wijzigingen (bij afwezigheden, lokaalbeschikbaarheid of onvoorziene omstandigheden) en volgt deze nauwgezet op
• je blijft op de hoogte van ontwikkelingen in de roostersoftware en volgt hiervoor opleidingen
• je ondersteunt administratief de Academy for Lifelong Learning in Pharmacy (ALLpha)

2. Administratieve en logistieke ondersteuning (± 50%)

• je bent het eerste aanspreekpunt voor technische en logistieke problemen in auditoria, zalen en facultaire gebouwen en volgt problemen actief op
• je voert preventieve controles uit op audiovisuele en multimedia-apparatuur en begeleidt gebruikers
• je bewaakt de goede staat, orde, netheid en veiligheid van infrastructuur en practicumruimtes
• je bereidt vergaderzalen en facultaire meetings praktisch voor (incl. multimedia, catering en nazorg)
• je ondersteunt het decanaat administratief en logistiek (communicatie, mailings, kopieerwerk, printers)
• je coördineert en volgt herstellingen en interventies door interne en externe diensten op
• je helpt bij de organisatie van facultaire evenementen (zoals infodagen, plechtige proclamatie, research day, kerstfeest, lezingen, etc.), occasioneel buiten de reguliere uren
• je beheert voorraden, bestellingen, sleutels, lockers en informatiekanalen (valven en digitale schermen)
• je neemt een rol op in veiligheid en preventie, inclusief opvolging van inspecties en incidenten (brand, EHBO)

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Sofie Beyaert via Sofie.Beyaert@ugent.be of 09 264 80 41.

Kennis en ervaring

• je hebt ervaring met het roostersoftwarepakket TimeEdit, of je bent gemotiveerd om je dit snel eigen te maken
• je hebt bij voorkeur kennis van UGent-platformen (zoals SharePoint, Ufora, OASIS)
• ervaring binnen een Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning is een pluspunt
• je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels
• je hebt affiniteit met IT, multimedia en MS Office (incl. Teams)
• inzicht in de werking van UGent-diensten is een troef

Algemene vaardigheden

• je organiseert een gevarieerd takenpakket efficiënt en neemt initiatief
• je werkt nauwkeurig en behoudt overzicht, ook in complexe situaties
• je bent flexibel en oplossingsgericht en combineert vlot verschillende soorten taken
• je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, bent betrokken en draagt actief bij aan het goed functioneren van de organisatie, je bent trots op je eigen inbreng hierin
• je werkt teamgericht, sociaal en stelt je klantvriendelijk en assertief op
• je bouwt constructieve samenwerkingen uit met diverse interne en externe stakeholders
• je communiceert vlot en gepast, zowel mondeling als schriftelijk, en bouwt op een natuurlijke manier een collegiale samenwerking op met stakeholders uit centrale diensten en andere faculteiten
• je bent bereid vroeg te starten (ten laatste 8.15 uur) en sporadisch buiten de diensturen te werken

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasseB. Lees op onzewebsite meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelij