Administratief projectbeheerder

Post-award projectadministratie:

• Je maakt kredieten en projecten aan en doet het databeheer van dossiers die worden opgevolgd bij KU Leuven, zodat ze in het KU Leuven Onderzoeksportaal en FRIS verschijnen.
• Je maakt projecten aan voor, en doet het databeheer van dossiers die worden opgevolgd bij Leuven Research&Development (LRD), zodat ze in het KU Leuven Onderzoeksportaal en FRIS verschijnen.
• Je maakt projecten aan voor, en doet het databeheer van Europese dossiers voor KU Leuven en LRD op basis van gegevens uit CORDIS.
• Je voert samenwerkingsakkoorden in van KU Leuven en LRD-projecten op basis van samenwerkingsovereenkomsten.
• Je voert nieuwe externe organisaties in voor onderzoeksinstellingen op basis van ROR-gegevens.
• Je voert gegevens m.b.t. onderzoeksapparatuur en -infrastructuur in.
• Je voert periodiek controles op de gegevens uit en doet aan data cleaning.

Contractadministratie

• Je coördineert het ondertekeningsproces van een document/overeenkomst, zodat het document/overeenkomst correct en snel kan ondertekend worden.
• Je archiveert ondertekende documenten/overeenkomsten, zodat de financiële dienst toegekende budgetten kan vrijgeven en zodat alle finale documenten per dossier beschikbaar blijven op een centrale plaats voor onderzoeker/financiële dienst/juridische dienst bij eventuele onduidelijkheden tijdens/na afloop van het project.

Samenwerking en dienstverlening

• Je onderhoudt noodzakelijke contacten met de collega’s van het Grants Office met betrekking tot de taken die je opvolgt.
• Je neemt deel aan het 6-wekelijkse KCB-overleg.
• Je werkt nauw samen met collega’s binnen het team en met diverse interne diensten van KU Leuven om een vlotte afhandeling van dossiers te garanderen.
• Je neemt actief deel aan teamactiviteiten.