Gestionnaire RH

Missions

Le(la) gestionnaire de dossiers attachée au service Ressources Humaines et du personnel enseignant gère les dossiers relatifs à la gestion de la carrière, au turnover et à l’absentéisme du personnel.

Il/Elle codifie les données privées et professionnelles liées à la situation de la personne et les transforme en fonction de l’évolution de sa situation. Il/elle contrôle le respect de la règlementation et des conditions et informe les personnes concernées sur le contenu et l’état d’avancement de leur dossier.

Activités (liste non-exhaustive)

• S’assurer de respecter la réglementation en vigueur (législations sociales, décrets liés à l’enseignement, …).
• S’assurer de la conformité des documents établis au sein des écoles et des informations diffusées vers l’extérieur (documents et informations liées au domaine d’activité).
• Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux services dont dépend l’agent.
• Assurer le suivi des congés, réductions de temps de travail et interruptions de carrières des enseignants.
• Encoder les prestations du personnel et les données nécessaires au calcul de la paie.
• Gérer les dossiers d’engagement du personnel.
• Prioriser les informations et les dossiers selon leur état d’urgence et d’importance.
• Traiter les dossiers de gestion de carrière.
• Traiter les demandes de remplacement de personnel et gérer les contrats.
• Traiter les demandes de formation.
• Traiter les dossiers relatifs aux accidents de travail.
• Traiter les déclarations DIMONA à l’entrée en service du personnel et à la fin de la relation juridique ou contractuelle avec l’Administration.
• Traiter les déclarations ONSS en encodant les données de rémunération et de temps de travail.
• Dactylographier les PV de réunion sans faire d’erreurs d’orthographe et de contenu.
• Actualiser les fichiers du personnel.
• Se tenir au courant des nouvelles réglementations afin de répondre adéquatement aux demandes.
• Participer aux réunions (réunions de service, CoPaLoc, …).
• Collaborer aux projets du service et de l'administration en général (P.S.T.).
• Collaborer avec les différents acteurs et intervenants internes et externes dans les dossiers traités par le service (services de l'Administration, SPW, différentes commissions, SPF, ...).
• Orienter les visiteurs du service vers la personne ressource, le gestionnaire de son dossier.
• Participer activement et régulièrement aux formations proposées par le service.
• Participer ponctuellement à des réunions en dehors des heures de bureau.
• Diffuser les décisions de collège, les notes de service, ... aux personnes concernées.
• Délivrer les autorisations relatives aux matières traitées par le service.
• Informer le public sur les décisions prises par l'Autorité à son encontre et relatives aux matières traitées par le service.
• Mettre à disposition tout document que le public souhaiterait consulter.
• Recevoir les appels téléphoniques, se renseigner, renseigner les interlocuteurs, transmettre les messages à d'autres personnes ou services.
• Renseigner les interlocuteurs internes ou externes sur le contenu des dossiers (ce qui est autorisé).
• Soumettre les demandes et dossiers traités par le service à l'avis des instances concernées (Collège communal, commissions, Tutelle, ...) ainsi qu'à la décision de l'autorité compétente.
• Classer des instructions et documents administratifs.
• Traiter les dossiers dans les matières qui le concernent.
• Accueillir toute personne avec empathie.
• Garantir le respect de la confidentialité des données relatives aux personnes.
• S'affirmer face aux personnes désagréables ou agressives en reformulant l'information fermement et posément.
• Satisfaire la demande d'information ou d'orientation du public.
• Se montrer accueillant avec les usagers et citoyens.
• Se montrer diplomate avec les personnes lentes, nerveuses, compliquées, qui comprennent difficilement...